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Dictamen : 229 - del 22/11/2023
22 de noviembre del 2023
PGR-C-229-2023
Señor:
M.Sc. Francisco Sancho Mora
Presidente
Consejo Nacional de Acreditación (SINAES)
Estimado señor:
Con
aprobación del señor Procurador General de la República, Iván Vincenti Rojas, me refiero a su oficio SINAES-CNA-46-2023 del 14 de junio de
2023, mediante el cual nos consulta sobre las siguientes interrogantes:
“1. los límites que debe considerar el Consejo
Nacional de Acreditación en la aplicación del artículo 1 línea final de la Ley
No.8256 “Creación del SINAES” a la luz de la Ley 10053 “Ley para mejorar el
proceso de control presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias
normativas y prácticas de la Administrativa Pública”, con relación a la
obligación de guardar la confidencialidad de la información que maneja SINAES
en la literalidad de las actas de las sesiones.
2. ¿Las actas de sesiones que deben ser
literales, pueden incluir artículos con información suprimida a raíz de la
confidencialidad de la información?”
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo
4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, se acompaña la
presente consulta del criterio legal SINAES-OF-AL-006-2022
del 28 de octubre de 2022.
I.
SOBRE LA FORMA DE CONSIGNAR LAS SESIONES DE
LOS ÓRGANOS COLEGIADOS Y EL LEVANTAMIENTO DE LAS ACTAS
Los artículos 50 y 56 de la
Ley General de la Administración Pública en cuanto se refieren a las sesiones
de los órganos colegiados y el levantamiento de las actas de dichas sesiones,
fueron reformados mediante el artículo 2 de la Ley para mejorar el proceso de control
presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias normativas y
prácticas de la Administración Pública, N.° 10053 del 25 de octubre de 2021.
Esta reforma entró a regir un año después de su aprobación por disposición del
transitorio único de la Ley, sea el 11 de noviembre de 2022.
Recientemente, dichos artículos fueron nuevamente reformados mediante el
artículo 1° de la Ley Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los
Órganos Colegiados de la Administración Pública, N.° 10379 del 2 de octubre del
2023.
El texto
vigente de los artículos señalados dispone lo siguiente:
“Artículo
50- Los órganos colegiados nombrarán un secretario, quien tendrá las siguientes
facultades y atribuciones:
a) Grabar el audio y video de las sesiones del órgano y levantar las actas
correspondientes, las cuales constituirán una transcripción literal de todas
las intervenciones efectuadas en apego a los principios constitucionales de
razonabilidad y proporcionalidad, garantizando con ello la publicidad y el
acceso ciudadano a todos estos registros.
(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° de la Ley Autoriza la
celebración de sesiones virtuales a los Órganos Colegiados de la Administración
Pública, N° 10379 del 2 de octubre del 2023)
b) Comunicar las resoluciones del órgano, cuando ello no corresponda al
presidente.
c) Las demás
que le asignen la ley c)(*) los reglamentos.
(*)
(Nota de Sinalevi: Se transcribe el texto literal,
tal y como fue publicado en el Diario Oficial La Gaceta)
(Así reformado por el artículo 2° de la Ley para mejorar el proceso de control
presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias normativas y
prácticas de la administración pública, N° 10053 del 25 de octubre de 2021)”
Artículo
56-
1) Las sesiones de los órganos colegiados deberán grabarse en audio y video y
ser respaldadas en un medio digital que garantice su integridad y archivo de
conformidad con la legislación vigente. Será obligación de todos los miembros
del cuerpo colegiado verificar que se realice la grabación de la sesión y
constituirá falta grave el no hacerlo.
2) De cada sesión se levantará un acta, que contendrá la indicación de las
personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha
celebrado, la transcripción literal de todas las intervenciones efectuadas en
apego a los principios constitucionales de razonabilidad y proporcionalidad,
los puntos principales de deliberación, la forma y el resultado de la votación,
y el contenido de los acuerdos.
(Así reformado
el inciso anterior por el artículo 4° de la
Ley Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los Órganos Colegiados de
la Administración Pública, N° 10379 del 2 de octubre del 2023)
3) Las actas se
aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán
de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los
miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la
totalidad de los miembros del Colegio.
4) Las actas
serán firmadas por el presidente y por aquellos miembros que hubieran hecho
constar su voto disidente.
(Así reformado por el artículo 2° de la Ley para mejorar el proceso de control
presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias normativas y
prácticas de la administración pública, N° 10053 del 25 de octubre de 2021)
Sobre los alcances de dichos artículos, nos
referimos por primera vez mediante el dictamen PGR-C-207-2022
del 28 de setiembre 2022, reconociendo que, a partir del 11 de noviembre de
2022, los órganos colegiados se encuentran obligados a respaldar todas sus
sesiones en audio y video y, además, deben levantar un acta con la
transcripción literal de todas las intervenciones realizadas.
Cuando
analizamos las actas legislativas de la reforma inicialmente operada mediante
la Ley N.° 10053, se observa que esta nació dentro de la investigación
realizada bajo el expediente 20949 denominada: “Investigación para analizar el problema de las finanzas públicas que
generó un hueco fiscal de aproximadamente 900 mil millones de colones, así como
la utilización de 182 mil millones por el gobierno, sin tener contenido
presupuestario ni autorización legislativa.” (exposición de motivos a folio 2 del
expediente legislativo 22.033)
Bajo
el marco de esa investigación, la Asamblea Legislativa emitió el oficio
AL-DSDI-OFI-0064-2019 del 21 de mayo de 2019, requiriendo a la Contraloría
General de la República “Colaborar con la
Asamblea Legislativa y la Procuraduría General de la República en la
identificación de los vacíos normativos que están permitiendo la impunidad de
los funcionarios que cometen actos lesivos a la Hacienda Pública.”
Precisamente
a partir de dicho requerimiento, la Contraloría General de la República, emitió
el informe DFOE-SAF-0187 del 29 de abril de 2020, dando una serie de
recomendaciones de reformas legales, dentro de ellas, la necesidad de
incorporar la grabación en audio y video de las sesiones de los órganos
colegiados, ya que se encontró que muchas veces la documentación sobre el
contenido de las sesiones era sucinta y no reflejaba fielmente lo ocurrido.
Para justificar la necesidad de reforma, el informe de la Contraloría indicó:
“La
experiencia recabada en la referida investigación, nos permitió establecer la
necesidad de que las sesiones de los órganos colegiados, sean grabadas en su
literalidad, tanto en audio como en video. De la revisión de varias actas de
órganos colegiados, se encontraron diversas formas de asentar el contenido de
las sesiones, notándose que en varias, no se
reproducía en forma literal y fiel, su contenido.
No se trata
de la regulación de la publicidad de las sesiones, sino de fortalecer la
transparencia y fidelidad en la
reproducción de las mismas. Recomendamos la grabación íntegra de las
reuniones de los órganos colegiados, respaldo que estaría a disposición de toda
institución legitimada para acceder a su revisión, incluso cuando las sesiones
fueran declaradas secretas mediando orden de juez”.
Partiendo
de la necesidad expuesta, el órgano contralor había propuesto inicialmente en
dicho informe, únicamente la reforma al artículo 56 de la Ley General de la
Administración Pública para que las sesiones se grabaran en audio y video y
para imponer obligaciones de cumplimiento al secretario del órgano colegiado,
lo cual quedó consignado en la exposición de motivos del proyecto de ley
(folios 5 y 6 del expediente legislativo 22.033).
Incluso,
en el dictamen afirmativo de mayoría, los diputados de la Comisión únicamente
consignaron la necesidad de la grabación en audio y video para efectos de
demostrar de manera fiel lo ocurrido en la sesión. No obstante
lo anterior, la redacción finalmente aprobada incorporó una moción presentada
durante el trámite legislativo que incluyó, además de la obligación de grabar
con audio y video la sesión, la de levantar un acta con la “transcripción literal de todas las
intervenciones efectuadas” (folios 316 y 603
del expediente legislativo 22.033).
De
la discusión legislativa no se desprende la justificación de tal imposición al
confeccionar el acta, a pesar de que parecía innecesaria pues ya se estaba
estableciendo la obligación de grabar la totalidad de la sesión y, con ello,
quedaba consignado de manera fiel lo ocurrido.
Nótese
que incluso el artículo 313 de la Ley General de la Administración Pública,
para el caso de las comparecencias ante órganos directores de procedimientos
administrativos, autoriza que cuando haya grabación se flexibilicen los
requisitos para levantar el acta, tomando en cuenta que la grabación es el
respaldo de la misma. A pesar de ello, la reforma operada sobre los artículos
50 y 56 de la Ley General para el funcionamiento de los órganos colegiados,
exige la existencia de un acta literal en lo que respecta a las intervenciones
de sus miembros.
Dado
que no existió una discusión legislativa sobre los alcances del término
“transcripción literal”, esta Procuraduría interpretó dicho concepto en el
dictamen ya indicado PGR-C-207-2022 del 28 de setiembre 2022, en el cual se
dispuso lo siguiente de importancia para atender la presente consulta:
“Al respecto, debemos recordar que esta Procuraduría ha venido reconociendo
en su jurisprudencia administrativa que el levantamiento del acta es necesario
para consignar las deliberaciones y decisiones tomadas en el seno del órgano
colegiado, por lo que constituye una herramienta indispensable y obligatoria
para plasmar la voluntad administrativa.
Tanto en doctrina como en la jurisprudencia de esta Procuraduría se ha
dejado consignada la importancia de las actas como medios para garantizar el
acceso y control de los particulares a las decisiones adoptadas por el colegio
en una determinada sesión, garantizándose a través de ellas los principios de
transparencia y publicidad.
El acta en consecuencia, constituye un
elemento de validez del acto administrativo y además demuestra la discusión,
deliberación y votación de los acuerdos que se adopten en el seno del órgano
colegiado, a partir de lo cual el administrado puede garantizarse el
conocimiento, control y fiscalización de las decisiones ahí adoptadas, en
ejercicio de la garantía de acceso a la información que le reconoce el artículo
30 de la Constitución Política. Es por ello, que el acta busca asegurar la
transparencia en el ejercicio de las competencias del órgano al poner en
evidencia los criterios y opiniones de los miembros que lo conforman, motivo
por el cual, una vez aprobada el acta, ésta se constituye en un documento público.
La
importancia del acta nos lleva a reconocer que no basta una descripción sucinta
de lo acontecido, sino que ésta debe reflejar de la manera más fiel posible lo
ocurrido, eliminando hasta donde sea posible la discrecionalidad del secretario
a la hora de confeccionarla. Precisamente por ello, la reforma legal operada
impone la obligación de una transcripción literal.
El
concepto de lo literal, sin embargo, debe ser interpretado en este caso de
manera razonable, pues estimamos que una aplicación rígida del término puede
llevarnos a una paralización del órgano colegiado y a un fin no querido por el
legislador, especialmente cuando nos encontramos frente a largas discusiones
que incluyen tartamudeos, interjecciones, repeticiones y expresiones irrelevantes de los interlocutores.
El
artículo 10 de la Ley General de la Administración Pública, obliga a
interpretar la norma de la forma que mejor satisfaga el fin público y tampoco
pueden olvidarse los principios constitucionales de razonabilidad y
proporcionalidad, que obligan a interpretar de manera lógica los conceptos, sin
olvidar la utilidad práctica en la consecución del fin encomendado al órgano
colegiado.
Sobre el ejercicio de interpretación que nos
corresponde hacer en la vía consultiva, nos referimos en el dictamen C-218-2020
del 10 de junio del 2020, indicando:
“Al dar respuesta a las interrogantes
planteadas, la Procuraduría General interpreta el ordenamiento jurídico y
determina la regla de derecho aplicable, precisándola y en algunos casos
redefiniendo sus contornos. De modo que el órgano superior consultivo no “crea”
ese Derecho, sino que formula una interpretación que va a conducir a que el
Derecho preexistente se aplique de una determinada manera; esto es: conforme la
interpretación que de él haga el órgano superior consultivo. Es así que el dictamen
no puede sino asignar a la norma jurídica su sentido y alcance, con el fin de
proporcionar criterios de certeza en la aplicación del Derecho; de allí la
importancia del razonamiento jurídico, y por ende, del
aporte que al ordenamiento y a su comprensión pueda dar el dictamen, contribuyendo así a dar coherencia,
racionalidad y unidad a un orden jurídico orientado hacia la satisfacción del
interés general (Dictámenes C-233-2003 y C-229-2018, op.
cit.). Es decir, la Procuraduría
se convierte por tal vía en un intérprete jurídico calificado, que impone al
sector público su peculiar lectura del ordenamiento. (Dictamen C-257-2006 de
fecha 19 de junio del 2006. En igual sentido véase el dictamen no. C-123-2019
de 8 de mayo de 2019).
Por lo
anterior, es claro que en este caso debe interpretarse la frase “transcripción
literal”, sin olvidar cuál fue el objetivo de la reforma legal.
No
debe dejarse de lado que el contexto bajo el cual nació la reforma, era una
investigación parlamentaria sobre el manejo que se había dado a las finanzas
públicas, investigación que arrojó la necesidad de contar con mayores elementos
probatorios en las discusiones de los órganos colegiados, según la
recomendación hecha por la Contraloría General de la República, con el apoyo de
este órgano asesor.
Precisamente
por lo anterior, el legislador se decantó por la obligatoriedad de grabar de
manera íntegra las sesiones –con audio y video- por lo que obligar, además, a
levantar un acta sin la posibilidad de limpiar el texto, resulta innecesario y
desproporcionado, tomando en consideración que se cuenta con el respaldo de la
grabación que consigna de manera fiel lo acontecido.
Así
las cosas, aun cuando se pretendió eliminar la amplia discrecionalidad que tenía
en secretario en el régimen anterior y lo que se busca es la mayor fidelidad
posible de lo acontecido, lo cierto es que ello no lo inhibe de garantizar
que el acta sea legible y que su levantamiento no entorpezca el funcionamiento
del órgano, especialmente tomando en consideración que la fidelidad pretendida
por el legislador puede garantizarse con el audio y el video.
Por
otro lado, aun cuando la reforma legislativa operada en los numerales 50 y 54
de la Ley General de la Administración Pública no lo contempló de manera
expresa, no debe olvidarse que los órganos colegiados deben velar por la tutela
de los derechos fundamentales y en virtud de lo establecido en el numeral 24 de
la Constitución, no pierden su obligación de resguardar la información de carácter
confidencial y privada que deban discutir durante las sesiones, especialmente
aquella que tiene un fuero de protección especial como los secretos de Estado,
información que legalmente sea calificada como
confidencial por razones de interés público, los secretos comerciales,
la información tributaria, los datos sensibles, entre otros. De ahí que la
grabación de la sesión y el levantamiento de las actas por parte del órgano
colegiado, no puede ser en perjuicio de los derechos de terceros que deben protegerse
ni de la información que debe resguardarse por disposición constitucional o
legal. “ (El destacado no es del original)
Como se desprende de lo anterior,
la obligación dispuesta por el legislador en cuanto a la transcripción literal
del acta, no enerva la posibilidad del secretario de limpiar el texto de tartamudeos,
interjecciones, repeticiones y expresiones irrelevantes de los interlocutores, ni tampoco, releva de la
protección obligada de los derechos de terceros y de la información
confidencial que debe resguardarse por disposición constitucional o legal.
Esa
interpretación, además, es acorde con la más reciente reforma, operada mediante
la Ley N.° 10379 del 2 de octubre del 2023, que señala que la transcripción
literal del acta debe hacerse de conformidad a los principios constitucionales
de razonabilidad y proporcionalidad.
Partiendo
de ello, procederemos a referirnos al caso específico de la información a la
que tiene acceso el SINAES.
II. SOBRE LA NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN QUE MANEJA EL SINAES
La Ley N.° 8256
del 2 de mayo del 2002, Ley del Sistema Nacional de Acreditación de la
Educación Superior (SINAES), en el numeral 1, reconoce al SINAES, creado por
convenio entre las instituciones de educación superior universitaria estatal,
al cual pueden adherirse las instituciones de educación superior universitaria
privada en forma voluntaria.
La acreditación
tiene como propósito identificar, con carácter oficial, las carreras y los
programas universitarios que cumplan los requisitos de calidad que establezca
el SINAES, para mejorar con ello la calidad de los programas y las carreras
ofrecidas por las instituciones universitarias públicas y privadas y garantizar
públicamente la calidad de éstas. Es por ello que las actividades que realiza
son declaradas de interés público (artículos 1 y 2).
Para cumplir
sus funciones, el SINAES cuenta con un Consejo Nacional de Acreditación, un
director y personal de apoyo técnico y profesional (artículo 3). Además tiene los siguientes objetivos:
“a) Coadyuvar al logro de los principios
de excelencia académica y al esfuerzo de las universidades públicas y privadas
por mejorar la calidad de los planes, las carreras y los programas que ofrecen.
b) Mostrar la conveniencia que tiene, para las
universidades en general, someterse voluntariamente a un proceso de
acreditación y propiciar la confianza de la sociedad costarricense en los
planes, las carreras y los programas acreditados, así como orientarla con respecto
a la calidad de las diversas opciones de educación superior.
c) Certificar el nivel de calidad de las carreras y
los programas sometidos a acreditación para garantizar la calidad de los
criterios y los estándares aplicados a este proceso.
d) Recomendar planes de acción para solucionar los
problemas, las debilidades y las carencias identificadas en los procesos de
auto-evaluación y evaluación. Dichos planes deberán incluir esfuerzos propios y
acciones de apoyo mutuo entre las universidades y los miembros del SINAES.
e) Formar parte de entidades internacionales
académicas y de acreditación conexas”. (Artículo 5)
Asimismo, la
ley le reconoce al Consejo Nacional de Acreditación las siguientes funciones y
atribuciones específicas:
“a) Elaborar y aprobar las políticas,
los planes estratégicos y anuales de trabajo, los reglamentos y la normativa en
general.
b) Aprobar y actualizar los procedimientos, criterios
y estándares de evaluación establecidos para la acreditación, y vigilar su estricto
cumplimiento.
c) Informar a las universidades y a la comunidad
nacional acerca de los procedimientos y criterios que se emplean para la
acreditación, utilizando los medios que estime convenientes.
d) Informar
a las universidades sobre el resultado de los estudios de acreditación
realizados.
e) Publicar,
cada seis meses, un boletín o memoria sobre los planes, carreras o programas
acreditados en el año anterior; así como los planes y programas con su
acreditación vigente.
f) Acreditar
los planes, las carreras y los programas que hayan cumplido satisfactoriamente
los requisitos fijados para el proceso de acreditación e informar al país por
los medios nacionales de comunicación.
g) Mantener
una lista actualizada de profesionales, nacionales y extranjeros, que puedan
ser nombrados como pares externos en los procesos de acreditación que se
realicen” .(artículo 12)
Como se desprende de lo
anterior, el proceso de acreditación que realiza SINAES, requiere del acceso a
la información relacionada con los planes, las
carreras y los programas que ofrecen las instituciones.
Es precisamente por la importancia
de dicho proceso, que el legislador no sólo declaró
de interés público las actividades del SINAES, sino que, además, le exigió
salvaguardar la confidencialidad de los datos de las instituciones
involucradas, tal como lo señala el artículo 1° de la ley que dispone:
“Artículo 1º-Reconócese
el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES), creado
por convenio entre las instituciones de educación superior universitaria
estatal, al cual podrán adherirse las instituciones de educación superior
universitaria privada. Se crea como órgano adscrito al Consejo Nacional de
Rectores, con personería jurídica instrumental para la consecución exclusiva de
los fines de esta Ley.
El SINAES, cuyas
actividades se declaran de interés público, tendrá como fines planificar,
organizar, desarrollar, implementar, controlar y dar seguimiento a un proceso
de acreditación que garantice continuamente la calidad de las carreras, los
planes y programas ofrecidos por las instituciones de educación superior, y
salvaguarde la confidencialidad del manejo de los datos de cada institución.” (La negrita no es del original)
Como
se observa, el SINAES está obligado por ley a salvaguardar la confidencialidad
de la información que maneje de las instituciones. Sin embargo, dicha
disposición, debe interpretarse conforme a los principios de transparencia y
publicidad que rigen el actuar de todo órgano público y, por tanto, la
declaratoria de confidencialidad de cierta información específica debe ser
motivada, tal como se señaló en el dictamen PGR-C-207-2022
que ya mencionamos.
Es así que, en virtud de lo
establecido en el numeral 24 de la Constitución y de la norma legal citada, el
SINAES no pierde su obligación de resguardar la información de carácter
confidencial y privada que deba discutir durante las sesiones, específicamente
aquella que tiene un fuero de protección especial.
Al respecto, la Sala
Constitucional ha aceptado la reserva de la información protegida como los
secretos de Estado, secretos comerciales, industriales o económicos,
información sobre el giro comercial, estados financieros, crediticios,
tributarios, entre otros (votos N.° 6240-1993 del 26 de noviembre de 1993, N.°
2593-2003 del 26 de marzo del 2003, N.° 13750-2010 del
20 de agosto del 2010, N.° 2536-2012 del 24 de febrero del 2012, N.° 5000-2012 del 20 de abril del 2012,
entre otros).
Es
por ello que el SINAES debe justificar en sus sesiones los motivos por los cuales
declara cierta información como confidencial, la cual, a su vez debe protegerse
frente al levantamiento del acta y de la respectiva grabación que resultan de
acceso público.
III.
CONCLUSIÓN
De lo expuesto debemos llegar a las
siguientes conclusiones:
a)
Con la reforma operada en los artículos 50 y 56 de la Ley
General de la Administración Pública, mediante la Ley N° 10053 del 25 de octubre de 2021, los órganos
colegiados se encuentran obligados, a partir del 11 de noviembre de 2022, a
grabar con audio y video todas sus sesiones y consignar en el acta una
transcripción literal de todas las intervenciones conforme a los principios de
razonabilidad y proporcionalidad;
b)
A partir de lo dispuesto en el numeral 10 de la Ley General de la
Administración Pública y los principios constitucionales de razonabilidad y
proporcionalidad que obligan a no entorpecer el funcionamiento de los órganos
colegiados y a interpretar la norma según la mejor satisfacción del fin
público, debe concluirse que la “transcripción literal” del acta exigida en la
reforma citada, no impide que el secretario realice una limpieza del texto ni
desvirtúa la obligación de los órganos colegiados de resguardar la información de
carácter confidencial y privada que deban discutir durante las sesiones,
especialmente aquella que tiene un fuero de protección especial como los
secretos de Estado, secretos comerciales,
industriales o económicos, información sobre el giro comercial, estados
financieros, crediticios, tributarios información que legalmente
sea calificada como confidencial por razones de interés público, los
datos sensibles, entre otros;
c)
El SINAES por disposición de su ley, se encuentra obligado a
resguardar la información confidencial de las instituciones de educación
superior. De ahí que las grabaciones de las sesiones y el levantamiento de las
actas por parte del órgano colegiado del SINAES, no puede ser en perjuicio de
los derechos de terceros que deben protegerse ni de la información que debe
resguardarse por disposición constitucional o legal;
d)
En aras de los principios de publicidad y transparencia,
también de rango constitucional, el SINAES debe adoptar un acuerdo motivado
declarando la confidencialidad de la información que tenga fuero especial de
protección y dejar consignado en el acta respectiva los motivos por los cuales
suprime dicha información de la grabación y del acta.
Atentamente,
Silvia Patiño Cruz
Procuradora
SPC/cpb
PGR-C-229-2023
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. LITERALIDAD
DE LAS ACTAS. OBLIGACIÓN DE GRABAR EN AUDIO Y VIDEO. SINAES. ÓRGANOS COLEGIADOS.
El señor Francisco Sancho Mora, Presidente del Consejo Nacional de Acreditación
(SINAES) consulta sobre las siguientes interrogantes:
“1.
los límites que debe considerar el Consejo Nacional de Acreditación en la aplicación
del artículo 1 línea final de la Ley No.8256 “Creación del SINAES” a la luz de
la Ley 10053 “Ley para mejorar el proceso de control presupuestario, por medio
de la corrección de deficiencias normativas y prácticas de la Administrativa
Pública”, con relación a la obligación de guardar la confidencialidad de la
información que maneja SINAES en la literalidad de las actas de las sesiones.
2.
¿Las actas de sesiones que deben ser literales, pueden incluir artículos con
información suprimida a raíz de la confidencialidad de la información?”
Mediante el dictamen PGR-C-229-2023 del 22 de noviembre de 2023, suscrito por la Procuradora Silvia Patiño Cruz, se concluyó lo siguiente:
a)
Con la reforma operada en los artículos 50 y 56 de la Ley
General de la Administración Pública, mediante la Ley N° 10053 del 25 de octubre de 2021, los órganos colegiados se encuentran
obligados, a partir del 11 de noviembre de 2022, a grabar con audio y video
todas sus sesiones y consignar en el acta una transcripción literal de todas
las intervenciones conforme a los principios de razonabilidad y
proporcionalidad;
b)
A partir de lo
dispuesto en el numeral 10 de la Ley General de la Administración Pública y los
principios constitucionales de razonabilidad y proporcionalidad que obligan a
no entorpecer el funcionamiento de los órganos colegiados y a interpretar la
norma según la mejor satisfacción del fin público, debe concluirse que la
“transcripción literal” del acta exigida en la reforma citada, no impide que el
secretario realice una limpieza del texto ni desvirtúa la obligación de los
órganos colegiados de resguardar la información de carácter confidencial y
privada que deban discutir durante las sesiones, especialmente aquella que
tiene un fuero de protección especial como los secretos de Estado, secretos comerciales, industriales o económicos,
información sobre el giro comercial, estados
financieros, crediticios, tributarios información que legalmente sea calificada como confidencial por razones
de interés público, los datos sensibles, entre otros;
c)
El SINAES por disposición de su ley, se encuentra obligado a
resguardar la información confidencial de las instituciones de educación
superior. De ahí que las grabaciones de las sesiones y el levantamiento de las
actas por parte del órgano colegiado del SINAES, no puede ser en perjuicio de
los derechos de terceros que deben protegerse ni de la información que debe
resguardarse por disposición constitucional o legal;
d)
En aras de los principios de publicidad y transparencia,
también de rango constitucional, el SINAES debe adoptar un acuerdo motivado
declarando la confidencialidad de la información que tenga fuero especial de
protección y dejar consignado en el acta respectiva los motivos por los cuales
suprime dicha información de la grabación y del acta.