Dictamen : 309 - del 11/11/2021

11 de noviembre del 2021

PGR-C-309-2021

 

Licenciada

Irma Gómez Vargas

Auditora General

Ministerio de Obras Públicas y Transportes

 

Estimada señora:

 

Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su oficio N° DAG-2020-2747 fechado 10 de diciembre del 2020, mediante el cual nos plantean las siguientes interrogantes:

 

 

1.      ¿Los funcionarios o exfuncionarios que hayan recibido una acreditación que no corresponde, en un solo tracto y por un monto que ascienda a varios millones de colones, tienen la obligación también de devolverlo en un solo tracto?

 

2.      ¿Existen mecanismos específicos para que la Administración realice la efectiva recuperación de los montos cuantiosos que erróneamente haya pagado en un solo tracto?

 

 

I.                   Recuperación de sumas mal pagadas a los funcionarios públicos

 

            El tema consultado ha sido abordado por la jurisprudencia administrativa de esta Procuraduría en múltiples ocasiones, e igualmente ha sido objeto de pronunciamiento por parte de la Sala Constitucional, por lo que conviene en primer término hacer referencia a tales antecedentes.

 

Así, tenemos que mediante nuestro dictamen N° C-054-2012 del 6 de marzo del 2012, se expone un acertado recuento de los diferentes aspectos que la Administración debe tener en cuenta al momento de abordar este tipo de situaciones, en aras de recuperar correctamente cualquier pago que haya sido girado de modo improcedente. Así, se explica lo siguiente:

 

 

“II.- Sobre la recuperación de pagos indebidos, erróneos o en exceso.

 

Tanto el trámite para recobrar sumas dinerarias pagadas de más, como el plazo de prescripción dentro del cual debe ejercerse aquella acción cobratoria por parte de la Administración Pública, han sido temas recurrentes en nuestra jurisprudencia administrativa (Véanse al respecto los dictámenes C-052-90 de 2 de abril de 1990, C-061-96 de 6 de agosto de 1996, C-137-96 de 6 de agosto de 1996, C-124-97 de 8 de julio de 1997, C-226-97 de 1º de diciembre de 1997, C-250-97 de 24 de diciembre de 1997, C-135-2000 de 15 de junio del 2000, C-111-2002 de 7 de mayo de 2002, el pronunciamiento OJ-252-2003 de 1º de diciembre de 2003, así como los dictámenes C-376-2004 de 13 de diciembre de 2004, C-068-2006 de 20 de febrero de 2006, C-126-2008 de 18 de abril de 2008, C-084-2009 de 20 de marzo de 2009, C-174-2009 de 22 de junio de 2009, C-307-2009 de 2 de noviembre de 2009, C-333-2009 de 3 de diciembre de 2009, C-072-2010 de 19 de abril de 2010).

        

Por la amplitud, coherencia y claridad de los criterios jurídicos vertidos sobre esas materias, estimamos innecesario ahondar en vastas exposiciones al respecto, más que no existen elementos de juicio que nos inclinen a cambiar nuestra posición sobre esos temas. Será suficiente entonces, extraer de nuestra doctrina administrativa –basada especialmente en la jurisprudencia vinculante constitucional- los siguientes corolarios de interés para abordar, de algún modo, la puntual respuesta a sus interrogantes.

 

         Dichos corolarios son los siguientes:

 

         1) De la integración normativa de lo dispuesto por los artículos 803 del Código Civil, 173, párrafo segundo del Código de Trabajo y 51 del Estatuto de Servicio Civil y 203, siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública, la Administración Pública, en su condición de entidad patronal, está obligada a recuperar los pagos efectuados en exceso o por error a favor de sus servidores; esto como resguardo oportuno de los fondos públicos puestos a su alcance (pronunciamiento OJ-252-2003 op. cit).

 

         2) Para efectos de recuperación de sumas dinerarias pagadas en exceso o indebida o erróneamente reconocidas por parte de la Administración Pública, independientemente de que éstas sean o hayan sido giradas a favor de servidores públicos o ex servidores, con base en lo dispuesto por los numerales 198, 207 y 208 de la Ley General de la Administración Pública, se tendrá siempre un plazo de cuatro años como límite para gestionar la acción cobratoria respectiva, ya sea a través del cobro            administrativo pertinente (arts. 308 y siguientes, en relación con el 148 y siguientes, todos de la Ley General de la Administración Pública)  o bien, en caso de resultar infructuoso aquél, planteando el proceso ejecutivo correspondiente en sede jurisdiccional  (Dictamen C-307-2004 de 25 de octubre de 2004. Y en sentido similar, los dictámenes C-376-2004 de 13 de diciembre de 2004, C-111-2002 de 7 de mayo de 2002, C-250-97 y C-226-97, respectivamente, de 24 y 1° de diciembre de 1997, C-124-97 de 8 de julio de 1997, C-061-96 y C-137-96 ambos de 6 de agosto de 1996, así como el C-068-2006 y el C-126-2008 op. cit.).

 

         3) De previo a que la Administración decida iniciar cualquier gestión cobratoria, es aconsejable  que analice y valore detenidamente, si aquél pago indebido o en exceso se fundamenta o no formalmente en un acto declaratorio de derechos, pues la existencia o no de aquella manifestación formal de la voluntad administrativa determinará la exigencia inexcusable de ejercer o no, de previo a la gestión cobratoria aludida en el párrafo anterior, la potestad de autotutela administrativa para revertir aquel acto administrativo, según corresponda en atención del grado de disconformidad sustancial con el ordenamiento jurídico que contenga, ya sea a través del instituto de la lesividad  (numerales 183.1 de la Ley General de la Administración Pública, 10 inciso 5) y 34 del Código Procesal Contencioso Administrativo) o bien, de manera excepcional, de la potestad anulatoria administrativa (artículo 173 de la citada Ley General); procedimientos diferenciados[1] que deberán de seguirse con estricto respeto del principio constitucional de intangibilidad de los actos propios y siempre dentro del plazo de caducidad previsto por el ordenamiento (artículos 173.4 de la citada Ley General y 34.1 del Código Procesal Contencioso Administrativo). (Dictámenes C-068-2006 y el C-126-2008 op. cit.).

 

         En estos supuestos, en tratándose eventuales actos administrativos emanados de las corporaciones municipales, el “órgano superior supremo” de esos entes territoriales es el Concejo Municipal; por lo que es dicho cuerpo colegiado el que tiene atribuida la competencia, y por ende, la legitimación para declarar la nulidad, en vía administrativa o judicial, de un acto favorable al Administrado, incluso aquellos relativos a la materia laboral o de empleo municipal (dictamen C-321-2011 de 19 de diciembre de 2011).

 

         4) Si el pago efectuado indebidamente deviene de un simple error aritmético o material de la Administración no es necesario seguir alguno de los trámites antes mencionados (Resolución Nº 2006-11972  de las 15:45 horas del 16 de agosto de 2006, Sala Constitucional). La recuperación de esos dineros puede hacerse mediante rebajos directos de planilla, aplicados de forma proporcional a sus salarios, en al menos cuatro tractos y sin intereses (art. 173, párrafo segundo del Código de Trabajo). Pero sí se debe, al menos, comunicar previamente al funcionario el monto adeudado, el número de tractos en los que se procederá a realizar el reintegro y se requiere que la suma a deducir del salario del funcionario sea razonable y proporcional, de modo que el resto de su sueldo le permita satisfacer sus necesidades básicas y las de su familia, toda vez que el particular no tiene por qué soportar en forma desproporcionada los errores de la Administración (Resoluciones Nºs 2002-4842 de las 16:12 horas del 21 de mayo del 2002 y 2006-010132 de las 14:55 horas del 19 de julio de 2006).

 

         Si bien la determinación de cuántos tractos y qué monto se va a rebajar, es un asunto de resorte exclusivo de la Administración Activa, que deberá resolver atendiendo a los principios constitucionales de razonabilidad y proporcionalidad para cada caso (Pronunciamiento OJ-252-2003 y dictamen C-126-2008 op. cit.), nos interesa indicar que en esos casos, la Sala Constitucional y esta Procuraduría General han considerado de oportuna aplicación, la regla definida en el artículo 172 del código de Trabajo, en lo relativo a la proporción embargable del salario que excede el mínimo establecido, a efecto de proporcionar un parámetro objetivo de obligatoria observación para los empleadores al momento de realizar los rebajos a sus trabajadores, eliminándose así, el margen de discrecionalidad con que cuentan para realizarlos (Resolución Nº 2008-02653 de las 10:43 horas del 22 de febrero del 2008 y pronunciamiento OJ-252-2003 op. cit.).

 

         Este criterio procede –ha insistido la Sala y la propia Procuraduría General- en defecto de un arreglo de pago entre el patrono y el trabajador, ya que ante la existencia de un acuerdo de esa naturaleza, debe prevalecer éste en donde ha mediado la participación del empleado, quien -se supone- pactó la opción menos gravosa a sus intereses. (Resolución Nº 2008-02653 y pronunciamiento OJ-252-2003 op. cit.).

 

Cabe indicar que esta posibilidad de finiquitar por mutuo acuerdo un determinado arreglo de pago sobre sumas pagadas en exceso o indebida o erróneamente reconocidas por parte de la Administración Pública, podría darse incluso durante la tramitación formal de un procedimiento administrativo cobratorio, al tenor de lo dispuesto por el ordinal 317.1. e) de la Ley General de la Administración Pública (Véase al respecto la breve alusión a esta posibilidad en el dictamen C-307-2004 de 25 de octubre de 2004)”. (criterio reiterado, entre muchos otros, en nuestro dictamen N° C-249-2018 del 24 de setiembre del 2018)

 

 

Visto el punto concreto que interesa en su consulta, relativo a la hipótesis de que a un funcionario le sea depositada una alta suma de dinero –por el orden de varios millones de colones- en un solo tracto, partiremos de la premisa de que estamos ante el supuesto de un mero error aritmético, administrativo o de algún sistema informático.

 

Esto para diferenciarlo de las sumas mal pagadas como derivación de un acto declaratorio de derechos, en cuyo caso, como lo explica el dictamen transcrito supra, primero habría que seguir los cánones legales correspondientes para anular el acto –ya sea en vía administrativa con apego al artículo 173 de la LGAP o bien mediante un proceso judicial de lesividad tramitado ante la jurisdicción contencioso administrativa-, y posteriormente valorar si debe recuperarse alguna suma mal pagada en razón de dicho acto.[2]

 

            Ahora bien, tal como se manifiesta en su consulta, el análisis de la recuperación de montos que han sido indebidamente depositados –por error- en las cuentas personales de los funcionarios por parte del Estado, usualmente parte de la hipótesis de que el servidor haya estado percibiendo algunas sumas de más en su salario, que incluso podría no haberlas identificado o detectado oportunamente como un pago irregular.

 

En razón de ello se ha indicado que se puede llegar a un arreglo de pago con el funcionario o en su defecto la Administración tiene la potestad de disponer en forma unilateral el rebajo de dichas sumas de la planilla, en cuyo caso, como quedó visto, hemos estimado oportuno recurrir al parámetro que brinda el artículo 173 del Código de Trabajo, indicándose que puede distribuirse en al menos cuatro tractos. Asimismo, con observancia de la regla contenida en el artículo 172 del citado código, se debe tener en cuenta la proporción embargable del salario, para efectos de no perjudicar irrazonablemente al funcionario a raíz de un error cometido por la propia Administración.

 

Esta posición resulta conteste con la línea de criterio vertida por la jurisprudencia de la Sala Constitucional, que al respecto ha sostenido:

 

"…En vista de que tales sumas de dinero giradas de más pertenecen al Estado, se procedió a hacer los rebajos respectivos a fin de recuperar tales dineros. Tal actuación del recurrido no es arbitraria ni ilegal por cuanto el artículo 173 del Código de Trabajo establece que las deudas que el trabajador contraiga con el patrono por concepto de anticipos o por pagos hechos en exceso, se amortizarán durante la vigencia del contrato en un mínimo de cuatro períodos de pago y no devengarán intereses que, con fundamento en el artículo 51 del Estatuto de Servicio Civil, se aplica supletoriamente en este tipo de casos en los cuales no existe norma expresa establecida; razón por la cual, si el dinero entregado de más a las recurrentes, lo fue de forma ilegal por cuanto ya no gozaban de la reasignación anteriormente acordada, en vista de que tales dineros son del Estado, era necesario que el Estado hiciera los trámites de rigor para recuperar tales dineros, lo cual hizo siguiendo las reglas establecidas en el Código de Trabajo…" (sentencia N° 3092-97 de las 15:54 horas del 4 de junio de 1997, reiterada mediante sentencia N° 5723-2001 de las 16:52 horas del 26 de junio del 2001).

 

 

Ahora bien, en el supuesto planteado, estimamos que el hecho de que un servidor se percate de recibir un depósito inusual -de una fuerte suma de dinero- por parte de la Administración, implica ciertos elementos que podrían marcar una pauta distinta al momento de resolver la situación.

 

            Nos referimos a que -dependiendo del monto de salario que perciba el funcionario- el hecho de que repentinamente y sin una razón que lo justifique aparezca en su cuenta una suma millonaria proveniente –por ejemplo- de la Tesorería Nacional, es claro que alerta sobre la existencia de un evidente error, del cual el funcionario no puede desentenderse, desconocer, ignorar y mucho menos prevalecerse en forma indebida, como para disponer libremente de esos fondos que sabe que no le pertenecen legítimamente.

 

Antes bien, la comisión de un error de esa naturaleza se traduce en la inmediata obligación del funcionario de repetir lo pagado, esto como una exigencia básica del principio general de buena fe, sabiendo que el legítimo titular de esos fondos es la Administración en su condición patronal.

 

            Sobre el tema de la buena fe en este tipo de situaciones, hemos señalado:

 

“En esta línea, se exige, además, comprobar que, los montos percibidos, no se enmarquen, en la denominada buena fe, la cual, ha sido conceptualizada, por la doctrina de la siguiente manera:

 

"Modo sincero y leal con que procede en los negocios y convenciones aquel que no pretende engañar a las personas con quienes los celebra; convicción en que se halla una persona de que hace o posee alguna cosa con derecho. Lealtad, respeto a la palabra empeñada..."

 

Como claramente, se sigue de la cita, realizada, el instituto jurídico, en análisis, conlleva que, el sujeto beneficiado, con la conducta administrativa, este convencido de que su actuar, se ajusta a derecho. Convencimiento que, irremediablemente, debe provenir de conductas administrativas que, inequívocamente, generaron este –principio de confianza legítima-.

 

A partir de tal premisa, debe decirse que, tal y como lo reseña, el Dictamen supra señalado, la buena fe desaparece, cuando el sujeto tiene certeza de la impertinencia del pago. Siendo que, a partir de ese momento, corresponde el cobro de sumas giradas de más.

 

Conllevando, entonces, la viabilidad de recuperar, montos cancelados en exceso, un análisis, casuístico, compete al consultante y no a esta Procuraduría, definir la procedencia del cobro, objeto de consulta.”  (énfasis suplido) (Dictamen N° C-033-2016 del 18 de febrero del 2016)

 

 

Doctrinariamente, se entiende la buena fe de la siguiente forma:

“El concepto de buena fe significa realizar una acción o acto jurídico de acuerdo a las exigencias morales y éticas que rigen el sistema normativo de una comunidad; es decir, que las acciones de una persona estén en línea con lo que la sociedad considera un acto honrado y leal.

 

Como principio general del derecho, establece el deber de actuar acorde a esas exigencias morales a la hora de ejercitar un derecho o cumplir con un deber. Al ser un principio general, su ámbito de aplicación es el ordenamiento jurídico al completo y su aplicación es imperativa, es decir, no debe ser probada y se presume en tanto no se declare judicialmente su inexistencia.

(…)

Aunque deontológicamente se observa esta clásica diferenciación entre vertiente subjetiva y objetiva, la doctrina mayoritaria aboga por entender el principio de buena fe de forma unitaria y orientada al análisis de la propia acción más que de la intención, en línea con lo que dice el propio Código Civil en su artículo 7: “Los derechos deberán ejercitarse conforme a las exigencias de la buena fe”.

 

Este precepto del Código Civil se enmarca en el capítulo que establece la eficacia general de las normas jurídicas, es decir, establece que el principio de buena fe tendrá aplicación transversal al resto del código y sobre otras normas especiales que regulan las relaciones entre privados y de estos con la Administración como, por ejemplo, el Código de Comercio o las normas laborales que regulan de forma específica preceptos del derecho común.

 

Así, a lo largo del propio Código Civil encontramos numerosos artículos en los que la buena fe es una de las condiciones para que una persona pueda reclamar un derecho que le haya sido vulnerado o solicitar su cumplimiento: desde la consolidación de la nacionalidad española después de una década de “posesión y utilización continuada con buena fe”, hasta para que el matrimonio o el divorcio tengan validez.” (Revista de la Universidad Internacional de La Rioja, en https://www.unir.net/derecho/revista/principio-buena-fe/)

 

 

Esta línea es recogida expresamente por nuestro ordenamiento jurídico, al disponer el Código Civil, lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 21.- Los derechos deberán ejercitarse conforme con las exigencias de la buena fe.

(Así reformado por Ley Nº 7020 de 6 de enero de 1986, artículo 1º)

 

ARTÍCULO 22.- La ley no ampara el abuso del derecho o el ejercicio antisocial de éste. Todo acto u omisión en un contrato, que por la intención de su autor, por su objeto o por las circunstancias en que se realice, sobrepase manifiestamente los límites normales del ejercicio de un derecho, con daño para tercero o para la contraparte, dará lugar a la correspondiente indemnización y a la adopción de las medidas judiciales o administrativas que impidan la persistencia en el abuso.”

(Así reformado por Ley Nº 7020 de 6 de enero de 1986, artículo 1º)”

 

 

Lo anterior se encuentra ligado de forma indisoluble a los principios éticos que todo funcionario público está obligado a observar, con apego al texto expreso del artículo 3° de la Ley N° 8422 (Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública) que regula el deber de probidad en los siguientes términos:

 

 

“Artículo 3º—Deber de probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público.  Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.”

 

En ningún momento puede perderse de vista que la función pública debe ser inseparable de la ética, como único modo de responder íntegramente a la confianza que los ciudadanos han depositado en el Estado para la realización del bien común.

 

En este sentido, reviste importancia recalcar que el funcionario público, cuando asume su cargo, debe tener claridad suficiente sobre el hecho de que su juramento y compromiso de servicio apareja el cumplimiento no sólo de la legalidad en el desarrollo de sus funciones, sino que esa misión debe además apegarse a postulados de transparencia, honradez, rectitud, respeto, integridad, lealtad y buena fe.

 

Así, de los múltiples elementos que encierra esta definición del deber de probidad, interesa rescatar lo referido al campo estrictamente ético, el cual debe constituirse en un mandato que el funcionario está obligado a honrar en todo momento, tanto en el ejercicio de su cargo como fuera de él, pues la lealtad, transparencia y buena fe hacia su función y hacia la propia Administración –en este caso, en carácter de patrono-  deben mantenerse intactas en todo momento y situación.

 

Estamos ahí frente al contenido sustancial del deber de probidad, que normativamente se ha definido, con especial acierto, como “la conducta moralmente intachable del servidor del Estado, unida a su entrega leal y honesta al desempeño del cargo, con primacía del interés público sobre el privado”.[3]  De ahí que si la ética se puede entender como “las reglas de la vida, los principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas… y que las orientan al correcto, honorable y adecuado cumplimiento de las funciones públicas”  (José Abigail Cruz Infante)[4], debe remarcarse que “En un Estado de Derecho se impone que la actuación de la Administración Pública se haga con base en criterios de probidad administrativa, esto entraña una moralidad, ética y rectitud en el obrar. Los criterios de probidad administrativa importan la formación de conciencia del individuo y aquellos que desempeñan labores en el sector público deben demostrar en la tarea diaria un absoluto respeto a los valores que conlleva la ética” (Osvaldo Oelckers).[5]

 

Todo lo anterior nos permite afirmar, en orden al tema puntual que aquí nos ocupa, que si funcionario llegara a percibir de la Administración un erróneo depósito de fondos en su cuenta que a todas luces resulta injustificado, su conducta intachable, leal, honrada, transparente y apegada a la buena fe, debe conducirlo de inmediato a reintegrar las sumas que ha recibido de modo improcedente.

 

En efecto, ante esas circunstancias (la aparición de un depósito por sumas millonarias que evidentemente no corresponde a su retribución salarial ni a ninguna otra razón legítima) el funcionario no podría disponer de ese dinero cual si le perteneciera, toda vez que no cabría invocar la buena fe, dado que bajo el normal entendimiento la persona es consciente de que ello sería irregular.

 

Así las cosas, de modo ineludible surge la obligación de reintegrar esos fondos a su legítimo titular –en este caso la Administración-, sin que pueda sacarse un provecho indebido de la situación en perjuicio del Estado.

 

Estas consideraciones nos permiten afirmar que, bajo un cuadro fáctico de esa naturaleza, el primer obligado a informar de la situación y poner de inmediato el dinero a disposición del Estado es el funcionario. Pero si así no lo hiciere de su propia iniciativa, en tal caso estimamos que la Administración puede prevenirle que reintegre el dinero en un solo tracto.  Y es que nótese que bajo esa hipótesis no existe la posibilidad de causarle un perjuicio al funcionario, pues se trata de recursos que sabe que ha recibido irregularmente y de los que no debió disponer, de ahí que su pronto reintegro no tendría razón alguna para causarle algún tipo de daño o inconveniente.

 

Valga acotar que incluso esa es la línea que sigue lo dispuesto en el denominado “Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden” (Decreto Ejecutivo N° DE-34574-H de fecha 14 de mayo del 2008), cuando en su artículo 8.1 dispone que el receptor de un pago por concepto de salario y/o sus accesorios que no corresponde será el primer responsable en devolver la suma correspondiente mediante Entero de Gobierno a favor del Fondo General de Gobierno o depósito a las cuentas corrientes autorizadas por la Tesorería Nacional, o en su defecto dar la autorización por escrito para que se deduzca por nómina el neto, e informará sobre dicha devolución a la Unidad de Recursos Humanos de la respectiva entidad dentro de los ocho días siguientes a la acreditación realizada a su favor.

 

La misma regla en cuanto a la primaria responsabilidad de devolver los montos acreditados indebidamente se contempla en el artículo 9.1 del citado reglamento, en orden a los pagos de pensiones y sus accesorios que no corresponden.

 

Se impone advertir que la razonabilidad de intimar el funcionario para que reintegre en un solo tracto la suma erróneamente recibida, dado que estaba en condiciones de percatarse sin lugar a dudas –y con apego a la buena fe- de que se trata de un dinero que no le correspondía recibir, constituye una atribución –y paralelamente una responsabilidad- de la Administración valorarlo en cada caso concreto.

 

De dicha valoración dependerá definir si estamos ante un supuesto que amerita solicitar el inmediato reintegro de los fondos en un solo tracto –tal cual se recibieron- o bien si se trata de un depósito de fondos que eventualmente el funcionario podría no haber identificado como equívoco dentro de los pagos usuales, en cuyo caso, si no ha violentado la buena fe, podría llegar a un arreglo de pago para hacer el correspondiente reintegro, o bien la Administración puede informarle sobre el rebajo que le hará en -al menos- cuatro tractos, tal como quedó visto líneas atrás.

 

A mayor abundamiento, nótese que en el supuesto consultado (una suma de varios millones recibida en un solo pago) incluso es poco práctico –como tampoco razonable ni proporcionado- que pudiera llegar a aplicarse la regla general derivada del artículo 173 del Código de Trabajo, sobre la porción embargable del salario (artículo 172 del mismo Código), dado el elevado monto a reintegrar.

 

Por último, si estuviéramos ante el supuesto de un exfuncionario al cual por error se le acreditó en su cuenta un monto de dinero por parte de la Administración en forma errónea, tenemos que resulta obligado -ya no dentro de relación laboral o de servicio, pero sí bajo los principios generales en materia de responsabilidad- a devolver íntegramente lo pagado, restituyendo de esa forma los fondos públicos recibidos de modo irregular. De lo contario, es claro que se propiciaría un enriquecimiento sin causa para esa persona.

 

En observancia del Principio de Buena Fe, ese exfuncionario habría de reintegrar de inmediato y en forma voluntaria los fondos que le fueron acreditados por error. No obstante, en caso de que ello no fuera así, la Administración habrá de tomar las acciones administrativas correspondientes a efectos de recuperar ese dinero, y, en última instancia, acudir a la vía judicial a plantear el respectivo cobro.

 

Esto último, como ya quedó mencionado supra, bajo la inteligencia del artículo 803, párrafo primero del Código Civil, que señala: "El que, por error de hecho o de derecho, o por cualquier otro motivo, pagare lo que no debe, tendrá acción para repetir lo pagado".  Lo anterior, en armonía con el artículo 173 del Código de Trabajo, que en su párrafo segundo dispone que: "Las deudas que el Trabajador contraiga con patrono por concepto de anticipos o por pagos hechos en exceso se amortizarán durante la vigencia del contrato en un mínimo de cuatro períodos de pago y no devengarán intereses. Es entendido que al terminar el contrato el patrono podrá hacer la liquidación definitiva que proceda". (véase nuestro dictamen C-052-90 de fecha 2 de abril de 1990, reiterado mediante nuestra opinión jurídica N° OJ-252-2003 del 1° de diciembre del 2003)

 

Valga acotar que resulta legítimo recurrir a tales disposiciones legales en aplicación del mecanismo conocido como integración en materia de interpretación de las normas, según lo prevé expresamente el numeral 9° de la Ley General de la Administración Pública.

 

 

II.                Conclusiones

 

1.      La Administración Pública, en su condición de entidad patronal, está obligada a recuperar los pagos efectuados en exceso o por error a favor de sus servidores o exservidores, como resguardo oportuno de los fondos públicos puestos a su alcance.

 

2.      Si el pago efectuado indebidamente se originó en un error aritmético, informático o material de la Administración, en aras del principio de buena fe y el deber de probidad, el funcionario es el primer obligado a devolver las sumas recibidas de modo irregular.

 

3.      En su defecto, la recuperación de esos dineros puede hacerse mediante rebajos directos de planilla, aplicados de forma proporcional a su salario, en al menos cuatro tractos y sin intereses, para lo cual debe hacerse únicamente una comunicación previa al funcionario sobre los términos en que se aplicará el rebajo. Tal devolución también puede ser objeto de un arreglo de pago con el servidor.

 

4.      La hipótesis de que a un funcionario le sea depositada una alta suma de dinero que no le corresponde –por el orden de varios millones de colones- en un solo tracto, es claro que alerta sobre la existencia de un evidente error, del cual el funcionario no puede desentenderse ni sacar provecho indebido. Ergo, no debe disponer libremente de esos fondos que sabe que no le pertenecen legítimamente.

 

5.      La comisión de un error de esa naturaleza se traduce en la inmediata obligación del funcionario de repetir lo pagado, esto como una exigencia básica del principio general de buena fe y del deber de probidad, sabiendo que el legítimo titular de esos fondos es la Administración en su condición patronal.

 

6.      Así, en la hipótesis consultada, el primer obligado a informar de la situación y poner de inmediato el dinero a disposición del Estado es el funcionario. Pero si así no lo hiciere de su propia iniciativa, la Administración puede prevenirle que reintegre el dinero en un solo tracto, toda vez que bajo esas circunstancias no existe la posibilidad de causarle un perjuicio irrazonable al servidor.

 

7.      También en el supuesto de un exfuncionario al cual por error se le acreditó en su cuenta un monto de dinero por parte de la Administración en forma errónea, tenemos que resulta obligado -ya no dentro de relación laboral o de servicio, pero sí bajo los principios generales en materia de responsabilidad- a devolver íntegramente lo pagado, restituyendo de esa forma los fondos públicos recibidos de modo irregular. De lo contrario se propiciaría un enriquecimiento sin causa para esa persona.

 

8.      Igualmente, en observancia del Principio de Buena Fe, ese exfuncionario habría de reintegrar de inmediato y en forma voluntaria los fondos que le fueron acreditados por error. No obstante, en caso de que ello no fuera así, la Administración habrá de tomar las acciones administrativas correspondientes a efectos de recuperar ese dinero, y, en última instancia, acudir a la vía judicial a plantear el respectivo cobro.

 

De usted con toda consideración, suscribe atentamente,

 

 

 

 

Andrea Calderón Gassmann

Procuradora

 

 

ACG/vhv

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PGR-C-309-2021

 

RECUPERACIÓN DE SUMAS MAL PAGADAS A LOS FUNCIONARIOS O EXFUNCIONARIOS PÚBLICOS. ERROR ARITMÉTICO O MATERIAL. REBAJO DE PLANILLA. ARREGLO DE PAGO. OBLIGACIÓN DE REPETIR LO PAGADO. PREVENCIÓN DE PAGO. ACCIONES DE COBRO EN VÍA ADMINISTRATIVA O JUDICIAL.

 

La Auditora General del Ministerio de Obras Públicas y Transportes nos plantea las siguientes interrogantes:

 

1.      ¿Los funcionarios o exfuncionarios que hayan recibido una acreditación que no corresponde, en un solo tracto y por un monto que ascienda a varios millones de colones, tienen la obligación también de devolverlo en un solo tracto?

 

2.      ¿Existen mecanismos específicos para que la Administración realice la efectiva recuperación de los montos cuantiosos que erróneamente haya pagado en un solo tracto?

 

Mediante nuestro dictamen PGR-C-309-2021 del 11 de noviembre del 2021, suscrito por Andrea Calderón Gassmann, Procuradora, evacuamos la consulta arribando a las siguientes conclusiones:

1.      La Administración Pública, en su condición de entidad patronal, está obligada a recuperar los pagos efectuados en exceso o por error a favor de sus servidores o exservidores, como resguardo oportuno de los fondos públicos puestos a su alcance.

 

2.      Si el pago efectuado indebidamente se originó en un error aritmético, informático o material de la Administración, en aras del principio de buena fe y el deber de probidad, el funcionario es el primer obligado a devolver las sumas recibidas de modo irregular.

 

3.      En su defecto, la recuperación de esos dineros puede hacerse mediante rebajos directos de planilla, aplicados de forma proporcional a su salario, en al menos cuatro tractos y sin intereses, para lo cual debe hacerse únicamente una comunicación previa al funcionario sobre los términos en que se aplicará el rebajo. Tal devolución también puede ser objeto de un arreglo de pago con el servidor.

 

4.      La hipótesis de que a un funcionario le sea depositada una alta suma de dinero que no le corresponde –por el orden de varios millones de colones- en un solo tracto, es claro que alerta sobre la existencia de un evidente error, del cual el funcionario no puede desentenderse ni sacar provecho indebido. Ergo, no debe disponer libremente de esos fondos que sabe que no le pertenecen legítimamente.

 

5.      La comisión de un error de esa naturaleza se traduce en la inmediata obligación del funcionario de repetir lo pagado, esto como una exigencia básica del principio general de buena fe y del deber de probidad, sabiendo que el legítimo titular de esos fondos es la Administración en su condición patronal.

 

6.      Así, en la hipótesis consultada, el primer obligado a informar de la situación y poner de inmediato el dinero a disposición del Estado es el funcionario. Pero si así no lo hiciere de su propia iniciativa, la Administración puede prevenirle que reintegre el dinero en un solo tracto, toda vez que bajo esas circunstancias no existe la posibilidad de causarle un perjuicio irrazonable al servidor.

 

7.      También en el supuesto de un exfuncionario al cual por error se le acreditó en su cuenta un monto de dinero por parte de la Administración en forma errónea, tenemos que resulta obligado -ya no dentro de relación laboral o de servicio, pero sí bajo los principios generales en materia de responsabilidad- a devolver íntegramente lo pagado, restituyendo de esa forma los fondos públicos recibidos de modo irregular. De lo contrario se propiciaría un enriquecimiento sin causa para esa persona.

 

8.      Igualmente, en observancia del Principio de Buena Fe, ese exfuncionario habría de reintegrar de inmediato y en forma voluntaria los fondos que le fueron acreditados por error. No obstante, en caso de que ello no fuera así, la Administración habrá de tomar las acciones administrativas correspondientes a efectos de recuperar ese dinero, y, en última instancia, acudir a la vía judicial a plantear el respectivo cobro.