Dictamen : 063 - del 04/03/2021

(Reconsiderado de oficio parcialmente)

4 de marzo de 2021

C-063-2021

Señora

Lidiette Quirón Ruiz

Presidente de la Junta Directiva

Colegio de Profesionales en Bibliotecología

Estimada señora:

Con la aprobación del Procurador General de la República, doy respuesta a su oficio no. CPP-P-002-2021 de 8 de febrero de 2021, mediante el cual nos indica que la Junta Directiva de ese Colegio, por acuerdo tomado en la sesión no. 856 de 5 de febrero, decidió requerir nuestro criterio sobre lo siguiente:

“A. ¿Es factible limitar la asistencia de colegiados a la asamblea general ordinaria 2021 a 150 personas, que es el aforo permitido por el Ministerio de Salud al hotel contratado para la realización de dicha reunión anual, utilizando un pre-registro?

B. ¿Cuál es el plazo por el que se debe elegir a los miembros de la junta directiva y de los otros órganos del Colegio, teniendo en cuenta que el artículo 18 de la Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica N° 9148, de 9 de julio de 2013, establece que en un año se renovará la presidencia, la prosecretaría, la fiscalía de la junta directiva y las vocalías uno y tres y, el siguiente año, la vicepresidencia, la secretaría, la tesorería y la segunda vocalía, en tanto que los otros órganos se renuevan completamente cada dos años?”

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 4° de nuestra Ley Orgánica (no. 6815 de 27 de setiembre de 1982), se adjunta el criterio de la asesoría legal respondiendo las dudas formuladas.

I. Antecedentes de la consulta.

En el dictamen no. C-100-2020 de 30 de marzo de 2020, emitido con ocasión de una consulta formulada por ese Colegio Profesional, se consideró que:

“Así, aunque el artículo 12 de la Ley N.° 9148 del 9 de julio de 2013 disponga que la Asamblea General Ordinaria debe celebrarse en el mes de abril de cada año, lo cierto es que el Colegio de Profesionales en Bibliotecología igual se encuentra sujeto también a las disposiciones de los Decretos Ejecutivos N.° 42227 y 42221 que ordenan suspender las actividades de concentración masiva. Tómese nota de que, de acuerdo con la información disponible en la página web del Colegio de Profesionales en Bibliotecología, dicha corporación tiene más de 2000 agremiados que integran la Asamblea General. (Ver: https://www.coprobi.co.cr/contenido/listado/)

Es relevante advertir que ambos Decretos Ejecutivos, tanto el N.° 42227 como el N.° 42221, responden a un estado de emergencia sanitaria debidamente declarada como tal por la Administración Central del Estado, por lo cual tienen la virtud de desaplicar, de forma temporal, la ley ordinaria en virtud de la propia situación excepcional que se presenta.

Al respecto es importante señalar que ya en otra ocasión, haciendo eco de la jurisprudencia constitucional, este Órgano Superior Consultivo ha indicado que el estado de emergencia o necesidad, responde a la máxima jurídica que se expresa en el aforismo latino “salus populi suprema lex est”. El estado de emergencia permite excepcionar cualquier área de actividad administrativa del trámite ordinario para garantizar que la institucionalidad de la administración pueda responder de una forma más efectiva a las nuevas y extraordinarias circunstancias que se asocian con una emergencia. Se ha dicho que para que el derecho de excepción de la emergencia -formado por el conjunto de normas dictadas en un momento de necesidad– aplique, debe existir de una forma efectiva una realidad fáctica excepcional. Asimismo, se ha indicado que dicho derecho de excepcionalidad –el cual sería inconstitucional en condiciones ordinarias– es siempre transitorio, así, su aplicación se extingue con la desaparición de las condiciones del estado de emergencia. Al respecto, conviene citar el dictamen C-221-2005 de 17 de junio de 2005, reiterado por el dictamen C-173-2013 de 28 de agosto de 2013:

«1.-La urgencia como fuente del ordenamiento.

La Administración Pública está sujeta al principio de legalidad de acuerdo con la jerarquía de las normas. Pero, el ordenamiento no sólo se compone de normas jurídicas, sino también de principios y valores. Estos también son fuente del ordenamiento y pueden, consecuentemente, fundar la adopción de decisiones administrativas.

Uno de los principios que informan el ordenamiento es precisamente el del mantenimiento de éste y del Estado: “salus populi suprema lex est”, que obliga a la Administración a actuar para responder efectivamente a la situación excepcional. La necesidad de preservar la institucionalidad y el orden jurídico regular obligan a aplicar otras reglas que se adecúen a las nuevas y excepcionales circunstancias. Con base en lo cual se admite que la necesidad puede ser fuente del ordenamiento. Se permite con ello que ante situaciones o circunstancias excepcionales la legalidad ordinaria sea sustituida por una legalidad extraordinaria o de crisis.

Diversos institutos pretenden reflejar esa necesidad y determinan el margen de actuación de las autoridades públicas. Lo importante es que la emergencia o la urgencia, el estado de necesidad pueden autorizar que el Poder Ejecutivo emita decretos de urgencia que desaplican la ley ordinaria en virtud de la propia situación excepcional que se presenta. Una ley ordinaria que responde a una situación de normalidad, carente de respuestas para la situación que se presenta:

“El estado de necesidad permite al Poder Ejecutivo excepcionar cualquier área de actividad del trámite ordinario y ese ejercicio conlleva, en algunos casos, un desplazamiento y otros un acrecentamiento de competencias; el derecho excepción -formado por el conjunto de normas dictadas en un momento de necesidad- deviene en inconstitucional en caso de normalidad, precisamente por ello, esta Sala estima que debe ser reflejo cierto de una realidad fáctica excepcional; otra de las características esenciales del estado de emergencia es su transitoriedad, no es admisible un trámite de excepción para realizar actividad ordinaria de la administración, aunque ésta sea de carácter urgente; además, la medida de emergencia para que se entienda como de desarrollo constitucional debe tener como propósito el bien común, debe ser justa y razonable (proporcionada en sentido estricto). Es decir, no basta con que se justifique el accionar administrativo en un estado de necesidad, la actuación material o normativa de la administración -en casos de necesidad- siempre podrá ser enjuiciada a luz de los principios que se han señalado y de ello nos ocuparemos a continuación.” Sala Constitucional, resolución N° 6503-2001 de 9:25 hrs. del 6 de junio de 2001.

(…)

Al respecto, no puede olvidarse que la emergencia y urgencia en tanto permiten una legalidad de crisis constituyen la vulneración más grave que el principio de juridicidad pueda sufrir. Por ende, su admisión no puede ser sino verdaderamente excepcional.»

Así debe entenderse que la posibilidad de suspender o aplazar la Asamblea General Ordinaria del Colegio de Profesionales en Bibliotecología respondería a las necesidades planteadas por el estado de emergencia sanitaria decretado por el Poder Ejecutivo y que tiene por objeto proteger y garantizar el derecho a la salud y a la vida de las personas, que es un valor fundamentalísimo de nuestro ordenamiento jurídico.

No se puede desconocer que un estado de emergencia supone una causa de fuerza mayor que eventualmente justificaría que determinadas actividades de las administraciones sean aplazadas o reprogramadas si así lo requiere la mejor atención de dicha emergencia, particularmente si la salud pública y el derecho a la vida se encuentra comprometida.

No obstante, debe acotarse que el hecho de que por la emergencia sanitaria decretada por el Poder Ejecutivo para la atención del COVID-19, se pueda suspender la Asamblea General Ordinaria del Colegio de Profesionales en Bibliotecología, no implica que la celebración de su sesión se deba postergar necesariamente por un año calendario, pues es claro que una vez que la emergencia sanitaria llegue a su fin y las medidas excepcionales decretadas se extingan, particularmente las relacionadas con los eventos de concentración masivas; el derecho de excepción también se extinguiría, por lo que el Colegio estaría en la obligación de celebrar, en cuanto sea posible y dentro de un lapso de tiempo razonable, su Asamblea General Ordinaria una vez que concluya el estado de emergencia sanitaria decretada por el Poder Ejecutivo.”

Con base en esas consideraciones, en ese dictamen se concluyó:

“-Que la posibilidad de suspender o aplazar la Asamblea General Ordinaria del Colegio de Profesionales en Bibliotecología respondería a las necesidades planteadas por el estado de emergencia sanitaria decretado por el Poder Ejecutivo para atender la epidemia del COVID-19 y que tiene por objeto proteger y garantizar el derecho a la salud y a la vida de las personas, que es un valor fundamentalísimo de nuestro ordenamiento jurídico.

-Que el hecho de que por la emergencia sanitaria decretada por el Poder Ejecutivo para la atención del COVID-19, se pueda suspender la Asamblea General Ordinaria del Colegio de Profesionales en Bibliotecología, no implica, sin embargo, que la celebración de su sesión se deba postergar necesariamente por un año calendario, pues es claro que una vez que la emergencia sanitaria llegue a su fin y las medidas excepcionales decretadas se extingan, particularmente las relacionadas con los eventos de concentración masiva; el Colegio estaría en la obligación de celebrar, en cuanto sea posible y dentro de un lapso de tiempo razonable, su Asamblea General Ordinaria una vez que concluya el estado de emergencia sanitaria decretada por el Poder Ejecutivo.

-Que de cara a evitar que la actividad del Colegio se paralice del todo, es posible que los miembros de Junta Directiva cuyos nombramientos debieran ser renovados en abril, puedan, vista la emergencia, al amparo del artículo 115 de la Ley General de la Administración Pública, seguir ejerciendo sus puestos como funcionarios de hecho, pero única y exclusivamente respecto a asuntos de diario acontecer del Colegio, y hasta que se nombre una nueva Junta Directiva, todo ello a fin de garantizar la conservación y continuidad del servicio público que esta institución brinda a la ciudadanía.

-Que en el caso de que por una eventual suspensión o aplazamiento de la Asamblea General Ordinaria, no se pueda aprobar de forma oportuna el nuevo presupuesto del Colegio de Profesionales en Bibliotecología, lo procedente es que se tenga por prorrogado el anterior de modo que siga rigiendo hasta que la emergencia sanitaria decretada concluya y se pueda celebrar aquella Asamblea.”

Lo dispuesto en ese dictamen se sostuvo para otros Colegios Profesionales que se encontraron en una situación similar. Por ejemplo, se indicó:

“Asimismo, se concluye que, bajo ningún supuesto de hecho, la Ley admite que se pueda prorrogar el nombramiento de los miembros de la Junta Directiva de un colegio profesional, lo cual comprende al Colegio de Profesionales en Computación e Informática. No obstante, se reitera lo dicho en los dictámenes C-100-2020 de 30 de marzo de 2020, C-168-2020 de 7 de mayo de 2020 y C-207-2020 de 2 de junio de 2020 en el sentido de que se ha reconocido que, de darse el eventual supuesto de que un órgano colegiado se desintegre por imposibilidad de nombrar a sus miembros debido a circunstancias extraordinarias derivadas de un estado de emergencia declarado por el Poder Ejecutivo, verbigracia, imposibilidad de realizar la asamblea general necesaria para el nombramiento de una Junta Directiva de un colegio profesional, sería procedente que el órgano colegiado desintegrado pueda seguir funcionando como órgano de hecho para atender los asuntos apremiantes de la institución, sean aquellos estrictamente necesarios para garantizar la continuidad del servicio público durante la emergencia. Esto, en principio, hasta el momento en que los nombramientos faltantes sean realizados de forma válida y eficaz.

Finalmente, se concluye que, en el caso de que, por una eventual suspensión o aplazamiento de la Asamblea General Ordinaria, que por demás constituye una causa de fuerza mayor, no se pueda aprobar de forma oportuna el nuevo presupuesto del Colegio de Profesionales en Informática y Computación, lo procedente es que se tenga por prorrogado el anterior de modo que siga rigiendo hasta que la emergencia sanitaria decretada concluya y se pueda celebrar aquella Asamblea.” (Dictamen no. C-222-2020 de 15 de junio de 2020)

También, sobre la posibilidad de que las asambleas generales se lleven a cabo de manera virtual, hemos considerado que:

“…la aplicación de un mecanismo electrónico para la elección de los cargos, no podría variar las normas que para la realización de la asamblea ordinaria prevé la Ley Orgánica del Colegio. El mecanismo tecnológico por el que se opte, debe incorporarse dentro de esas reglas y procedimientos, pero no debe implicar su modificación, pues, evidentemente, ello requeriría una reforma legal.

(…)

Con base en lo anterior, no podría entonces implementarse una votación electrónica, únicamente, para la elección de los cargos, como un procedimiento independiente, y fuera del marco de la realización de una asamblea ordinaria, pues, como ya se indicó, la elección de puestos es solo uno de los asuntos que deben ser conocidos en la asamblea ordinaria anual. Lo que sí podría implementarse, es un mecanismo electrónico que permita la celebración de la totalidad de la asamblea ordinaria, garantizando, en todo momento, las formalidades que al efecto exige la Ley 9614.

Y es que, aunque la suspensión de la asamblea ordinaria se deba a las medidas excepcionales dispuestas por el Poder Ejecutivo para atender la emergencia generada por el COVID-19, no debe entenderse que esa situación de emergencia permita la desaplicación total del ordenamiento jurídico. Como ya se apuntó, según el criterio de la Sala Constitucional, el derecho de excepcionalidad en una situación de emergencia, es siempre transitorio, es decir, su aplicación se extingue con la desaparición de las condiciones del estado de emergencia, y, además, las medidas de excepción que se adopten deben ser justas y razonables.” (C-112-2020 de 31 de marzo de 2020).

En similar sentido, hemos señalado:

“Así, se comprende que la obligación constitucional de garantizar la continuidad de la actividad administrativa del Colegio de Farmacéuticos, y la relevancia que sus Asambleas Generales, tanto Ordinaria como Extraordinaria, tienen para garantizar aquella continuidad, justificarían que, debido a circunstancias excepcionales y extraordinarias, verbigracia las derivadas de una declaratoria de emergencia por epidemia, el Colegio de Farmacéuticos pueda celebrar sus Asambleas de forma virtual.

Ahora bien, es claro que el hecho de que las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos, tanto ordinarias como extraordinarias, eventualmente se realicen de forma virtual, no libera al Colegio de cumplir con las formalidades necesarias para la respectiva convocatoria, y que están reguladas en el artículo 15 de su Ley fundacional. En consecuencia, para convocar a una Asamblea General debe publicarse el acto de convocatoria, aprobado por la Junta Directiva, en el Diario Oficial "La Gaceta", durante dos días consecutivos, debiendo mediar tres días hábiles, por lo menos, entre la primera publicación y el día señalado, e insertar en el aviso el objeto de la convocatoria. Por tratarse de Asambleas Generales Virtuales, para garantizar el derecho de los colegiados de integrar y participar en las Asambleas Generales previsto en el artículo 11 de la Ley N.° 15, el acto de convocatoria debe indicar las razones que habrían justificado adoptar tal medida e indicar expresamente que se trata de Asambleas Virtuales. Además, el acto de convocatoria debe indicar la forma en que los agremiados podrán acceder y acreditarse para participar la respectiva Asamblea General Virtual.

En otro orden de cosas, debe acotarse aunque se reconoce que la utilización de tecnología podría suplir las sesiones presenciales de las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos, lo cierto es que no todo mecanismo tecnológico permite el contraste de las diversas opiniones durante la fase de deliberación del órgano; y, por tal motivo, resulta indispensable la utilización de técnicas que permitan la transmisión simultánea de audio, video y datos. Entonces, el medio utilizado, además de garantizar la publicidad, debe necesariamente respetar los principios de simultaneidad, colegialidad y deliberación. (Al respecto, ver el dictamen C-131-2020 de 7 de abril de 2020)

Dicho en otras palabras, aun en las sesiones virtuales, y particularmente con la finalidad de que los acuerdos y actas que se levanten recogiendo las deliberaciones de las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos sean válidas, debe garantizarse que el órgano colegiado funcione como colegio, con respeto al principio de simultaneidad. Y funcionar como colegio implica la deliberación de los distintos asuntos sobre los cuales debe formarse una voluntad colegiada. Deliberar implica un debate que debe realizarse oralmente.

Así pues, el recurso o medio tecnológico que se elija utilizar para las sesiones virtuales debe garantizar la simultaneidad, colegialidad y deliberación, de tal forma que durante la respectiva sesión virtual, los integrantes de la Asamblea General puedan discutir, utilizando los cauces y recursos legales previstos, de forma real los asuntos del correspondiente orden del día y de modo que se pueda constatar la participación continua y sin interrupciones de los integrantes de la Asamblea.

Además, cabe señalar que debe existir una plena compatibilidad entre los sistemas empleados entre los participantes de la respectiva sesión, sea por los emisores y receptores, garantice la autenticidad e integridad de la voluntad y la conservación de lo actuado.

Asimismo, se insiste en que, de acuerdo con el numeral 56 de la Ley General de la Administración Pública las actas deben expresar las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, por lo cual se entiende que, si la sesión se ha celebrado en forma virtual, tendrá que indicarse cuál de los miembros del colegio ha estado “presente” en forma virtual.

Finalmente, conviene reiterar lo explicado en el dictamen C-47-2019 de 21 de febrero de 2019 en el sentido de que el Colegio de Farmacéuticos se encuentra habilitado para reglamentar el voto electrónico para elegir a las autoridades del Colegio, siempre que se respeten las formalidades impuestas por la Ley para dichos actos, específicamente las disposiciones legales que establecen que aquella elección es acto que corresponde a la Asamblea General del Colegio, sea ésta presencial, o como este dictamen se ha explicado, virtual, por lo cual ésta debe estar debidamente integrada.” (Dictamen no. C-264-2020 de 8 de julio de 2020).

Luego, la Ley no. 9866 de 26 de junio de 2020, como su propio nombre lo indica, autorizó la prórroga, hasta por un año adicional, de los nombramientos de los miembros de las juntas directivas y tribunales electorales de los colegios profesionales y otras organizaciones que vencieran en el periodo comprendido entre el 1° de marzo y el 31 de diciembre (Artículo 1°). Asimismo, se autorizó, por una única vez, para que las juntas directivas y consejos de administración pudieran aprobar presupuestos, estados financieros, distribución de dividendos y distribución de excedentes, en caso de que la asamblea general necesaria para esas aprobaciones no se hubiese podido efectuar (artículo 2°).

Y, en el artículo 3° se dispuso que esas medidas resultaban aplicables únicamente a las organizaciones que, como consecuencia directa de la declaratoria de emergencia por COVID-19 y las medidas sanitarias dictadas por el Ministerio de Salud, no hubiesen podido realizar la asamblea necesaria para el nombramiento de puestos y aprobaciones indicadas, a pesar de haber efectuado esfuerzos razonables para su realización.

Sobre lo dispuesto en esa Ley, hemos señalado que:

“En dicha Ley N.° 9866 se ha dispuesto que en el caso de que, debido a la denominada Emergencia COVID-19, no se haya podido o no se pueda renovar las juntas directivas de los organismos e instituciones enumeradas en su artículo 1- entre las cuales se cuenta a los colegios profesionales-; se tengan por prorrogados, en consecuencia, hasta por un año adicional, los nombramientos que hayan vencido a partir del 1 de marzo de 2020 y venzan antes del 31 de diciembre de 2020, inclusive.

(…)

Luego, debe indicarse que la Ley N.° 9866, sin embargo, tiene un carácter transitorio y subsidiario pues dicha Ley, tal como lo dispone su artículo 3, es aplicable sólo en el caso de que las organizaciones incluidas en su artículo 1, entre ellas los colegios profesionales, no hayan podido o no puedan realizar la asamblea general necesaria para elegir o renovar sus juntas directivas. Esto como consecuencia directa a la declaratoria de emergencia por la epidemia del COVID-19.” (Dictamen no. C-264-2020. En igual sentido, véase el dictamen no. C-276-2020 de 10 de julio de 2020).

Con base en lo anterior, también hemos considerado que pese a la posibilidad de aplicar lo dispuesto en la Ley no. 9866 y que “los colegios profesionales se vean forzados, por causa de fuerza mayor, a suspender o aplazar la celebración presencial de sus Asambleas Generales, esto no impide que, en aras de proteger el principio de continuidad, aquellas corporaciones acudan a la posibilidad excepcional de celebrar aquellas Asambleas Generales de forma virtual.” (Dictamen no. C-299-2020 de 31 de julio de 2020).

Ahora bien, en el artículo 1° de la Ley 9866 se estableció la posibilidad de que la prórroga automática de nombramientos pudiera ser ampliada por otro plazo adicional hasta de un máximo de seis meses, si así lo determinaba el Ministerio de Salud mediante resolución administrativa, de conformidad con el comportamiento epidemiológico del COVID-19 en el territorio nacional.

Con base en esa facultad, el Ministerio de Salud, mediante resolución no. MS-DM-KR-0161-2021 de las ocho horas de 21 de enero de 2021, aclarada mediante la resolución no. MS-DM-KR-0163-2021 de las diez horas de 26 de enero de 2021, dispuso autorizar una prórroga automática de hasta seis meses de los nombramientos prorrogados conforme al artículo 1° de la Ley 9866, la cual resulta aplicable una vez vencida la prórroga anual dispuesta en la Ley.

Recientemente se emitió la Ley no. 9956 de 24 de febrero de 2021 que reformó la Ley no. 9866 con el fin de ampliar la prórroga de los nombramientos dispuestos en el artículo 1° y permitir la posibilidad de que las juntas directivas y consejos de administración puedan aprobar presupuestos, estados financieros, distribución de dividendos y distribución de excedentes, en caso de que la asamblea general necesaria para esas aprobaciones no se pueda efectuar.

De tal forma, el artículo 1° de la Ley 9866 actualmente dispone:

“Artículo 1- Se tienen por prorrogados, hasta por un año adicional, los nombramientos que hayan vencido a partir del 1 de marzo de 2020 y venzan antes del 31 de diciembre de 2020, inclusive, o que deban realizar sus procesos de renovación de estructuras durante ese periodo.

Para el año 2021 se tienen por prorrogados hasta por un año adicional todos los nombramientos de los miembros de juntas directivas y otros órganos en las organizaciones civiles que fueron prorrogados por un año en el año 2020 y que vencen en el año 2021, según el párrafo anterior.

Asimismo, los nombramientos de los miembros de juntas directivas y otros órganos en las organizaciones civiles, cuyos nombramientos vencen en el 2021 y que fueron nombrados antes del 1 de marzo de 2020, se tienen por prorrogados por el mismo periodo para el cual fueron nombrados.”(Se añade la negrita).

Por su parte, el artículo 2° de la Ley, establece:

“Artículo 2- Para las organizaciones citadas en el artículo 1 de la presente ley, que sus asambleas propuestas debían aprobar presupuestos, estados financieros, distribución de dividendos y distribución de excedentes, se autoriza para que sus juntas directivas y consejos de administración puedan aprobarlos, siempre y cuando no se haya podido realizar la asamblea correspondiente a consecuencia directa de la emergencia del COVID-19, después de llevar a cabo esfuerzos razonables para ello y que su no realización no sea atribuible a los órganos encargados de convocarlas y realizarlas.”

Es decir, con base en la reforma practicada, es posible que los Colegios Profesionales y demás organizaciones contemplados en el artículo 1° de la Ley, prorroguen, por un año adicional, los nombramientos que se renovaron en el año 2020 por aplicación de la ley y que vencen en el año 2021. Asimismo, se autoriza que los demás nombramientos, hechos antes del 1° de marzo de 2020, que venzan en el año 2021, se prorroguen por un plazo igual al establecido inicialmente.

Interesa destacar que la Ley sigue sujetando su aplicación a las organizaciones que, a consecuencia directa de la declaratoria de emergencia por COVID-19 y las medidas sanitarias dictadas por el Ministerio de Salud, no hayan podido o no puedan realizar la asamblea que permitiera el nombramiento de dichos puestos y dichas aprobaciones, a pesar de haber efectuado esfuerzos razonables para su realización.

II. Respuesta puntual a las preguntas formuladas.

¿Es factible limitar la asistencia de colegiados a la asamblea general ordinaria 2021 a 150 personas, que es el aforo permitido por el Ministerio de Salud al hotel contratado para la realización de dicha reunión anual, utilizando un pre-registro?

La Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología (no. 9148 de 9 de marzo de 2013), en su artículo 6° inciso e), establece el deber de sus agremiados de participar en los actos que programe el Colegio. Y, en el artículo 7° incisos d) y e) dispone que son derechos de todos sus agremiados, elegir y ser elegidos para desempeñar cargos en la organización e intervenir con voz y voto en las asambleas generales, ordinarias y extraordinarias del Colegio.

Luego, conforme con su naturaleza jurídica, el artículo 10 dispone que la Asamblea General es la máxima autoridad del Colegio y está integrada por la totalidad de las personas colegiadas.

En cuanto a la convocatoria de la asamblea general ordinaria, el artículo 13 dispone que ésta debe publicarse por lo menos dos días consecutivos en el diario oficial La Gaceta y que medie un plazo mínimo de cinco días entre la primera publicación y la fecha señalada para la reunión, y, además, publicarse, por lo menos una vez, en un diario de circulación nacional.

Según el artículo 14, el cuórum necesario para que se pueda llevar a cabo una asamblea general es de la mitad más uno de todos los miembros del Colegio, y, en caso de no reunirse dicho cuórum, la Junta Directiva debe realizar una nueva convocatoria en el acto, para una hora después de la señalada, pudiéndose sesionar tan solo con las personas presentes.

Aparte de lo anterior, debe tomarse en cuenta que el derecho de excepcionalidad en una situación de emergencia, es siempre transitorio, es decir, su aplicación se extingue con la desaparición de las condiciones del estado de emergencia, y, además, que las medidas de excepción que se adopten deben ser siempre, justas, razonables y proporcionales. (Véanse los dictámenes nos. C-112-2020 y C-100-2020 citados). En otras palabras, las medidas que se acojan deben ser las estrictamente necesarias para enfrentar los efectos generados por la situación de emergencia, sin poder recurrir a otro tipo de acciones que puedan generar afectaciones de otra naturaleza.

Entonces, aunque las medidas impuestas por el Ministerio de Salud para atender la emergencia nacional decretada en virtud del COVID 19, impliquen la reducción del aforo de los establecimientos de reunión, de ningún modo podría entenderse que el estado de emergencia justifique la medida de limitar la participación de los agremiados del Colegio en la asamblea ordinaria mediante un pre-registro o cualquier otro mecanismo.

En primer término, debe advertirse que ese mecanismo no está previsto en las normas de la Ley Orgánica del Colegio relativas a la convocatoria de la asamblea general. Y, también, una medida como ésa resultaría contraria al deber de los agremiados de asistir a los actos programados por el Colegio, y, lesionaría el derecho de los agremiados de elegir y ser elegidos para desempeñar cargos en la organización e intervenir con voz y voto en las asambleas generales.

Además, ese tipo de limitación desnaturalizaría por completo la figura de la asamblea general, la cual, como máxima autoridad del Colegio, está conformada por todos los colegiados.

De igual modo, el desarrollo de una asamblea con esa limitación en la participación de los miembros podría implicar un vicio de nulidad en cuanto a la conformación del cuórum, pues, recuérdese que éste debe ser de la mitad más uno de todos los miembros del Colegio.

Y, como ya señalamos en otra oportunidad, el establecimiento de un pre-registro o de un término para que los agremiados confirmen su participación, resultaría contrario al debido proceso en la conformación de la asamblea. (Véase el dictamen no. C-399-2020 de 14 de octubre de 2020).

De conformidad con lo expuesto, limitar la participación de los agremiados en la asamblea general ordinaria no resulta ser una medida justa, razonable ni proporcional al estado de emergencia declarado por el COVID-19, máxime cuando, según lo expuesto en el apartado anterior, el ordenamiento jurídico ofrece otras alternativas que permiten garantizar la continuidad de la actividad administrativa del Colegio de Profesionales en Bibliotecología.

En ese sentido, tómese en cuenta que es posible llevar a cabo la asamblea ordinaria en un sitio cuyo aforo avalado por el Ministerio de Salud permita la participación de todos los agremiados, acatando todas las medidas y protocolos necesarios para no poner en riesgo la salud de los participantes; utilizar mecanismos electrónicos para desarrollar la sesión de manera virtual cumpliendo con todas las formalidades propias de una asamblea general ordinaria; y acogerse a los dispuesto en la Ley 9866, según lo ya comentado.

¿Cuál es el plazo por el que se debe elegir a los miembros de la junta directiva y de los otros órganos del Colegio, teniendo en cuenta que el artículo 18 de la Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica N° 9148, de 9 de julio de 2013, establece que en un año se renovará la presidencia, la prosecretaría, la fiscalía de la junta directiva y las vocalías uno y tres y, el siguiente año, la vicepresidencia, la secretaría, la tesorería y la segunda vocalía, en tanto que los otros órganos se renuevan completamente cada dos años?

Efectivamente, los artículos 18 y 49 de la Ley Orgánica del Colegio disponen:

“Artículo 18.- Período de la Junta Directiva

Quienes integren la Junta Directiva durarán en sus funciones dos años y podrán ser reelegidos consecutivamente una sola vez.

Un año se renovará la presidencia, la prosecretaría, la fiscalía y las vocalías uno y tres y, el siguiente año, la vicepresidencia, la secretaría, la tesorería y la segunda vocalía.”

“Artículo 49.- Nombramiento

La Asamblea General ordinaria nombrará de su seno un Tribunal Electoral, formado por cinco personas miembros, cuyos cargos serán incompatibles con el de miembro de la Junta Directiva, la Fiscalía y el Tribunal de Honor.

Las personas integrantes del Tribunal Electoral durarán dos años en sus funciones y podrán ser reelegidas por una sola vez de forma consecutiva. El Tribunal Electoral designará de su seno, personas que ocupen los cargos de presidente, secretario, tesorero y dos vocales.”

Por su parte, el Reglamento a la Ley Orgánica del Colegio (publicado en La Gaceta no. 37 de 23 de febrero de 2015), establece:

“Artículo 88.-El cargo de miembro del Tribunal de Honor es honorario y obligatorio. Los miembros serán nombrados por dos años pudiendo ser reelectos. El miembro que se negare, sin motivo legal a servir al cargo o que dificultare el conocimiento de un asunto, será separado de su cargo por Junta Directiva, la que deberá convocar a la Asamblea General para sustituirlo.”

Según lo dispuesto expresamente por esas normas, los miembros de la Junta Directiva, del Tribunal Electoral y del Tribunal de Honor del Colegio ocupan sus cargos por dos años, y, por tanto, su nombramiento por parte de la asamblea general debe hacerse cada dos años.

Corresponde al Colegio determinar cuáles de esos nombramientos vencen este año y, por tanto, cuáles de esos puestos deben ser electos en la próxima asamblea general ordinaria. Para ello, debe tomarse en cuenta si el Colegio se acogió a lo señalado en la Ley no. 9866 y cuáles nombramientos concretos fueron prorrogados a su amparo.

De Usted, atentamente,

Elizabeth León Rodríguez

Procuradora

C-063-2021

COLEGIOS PROFESIONALES. ESTADO DE EMERGENCIA NACIONAL. ASAMBLEAS VIRTUALES. PRÓRROGA DE NOMBRAMIENTOS DE JUNTAS DIRECTIVAS. ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA. LEY 9866. NO ES POSIBLE LIMITAR ASISTENCIA A ASAMBLEA ORDINARIA.

El Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica requirió nuestro criterio sobre lo siguiente:

Esta Procuraduría, en dictamen no. C-063-2021 de 4 de marzo de 2021, suscrito por la Procuradora Elizabeth León Rodríguez, concluyó que:

Limitar la participación de los agremiados en la asamblea general ordinaria no resulta ser una medida justa, razonable ni proporcional al estado de emergencia declarado por el COVID-19, máxime cuando, según lo expuesto en el apartado anterior, el ordenamiento jurídico ofrece otras alternativas que permiten garantizar la continuidad de la actividad administrativa del Colegio de Profesionales en Bibliotecología.

Los miembros de la Junta Directiva, del Tribunal Electoral y del Tribunal de Honor del Colegio ocupan sus cargos por dos años, y, por tanto, su nombramiento por parte de la asamblea general debe hacerse cada dos años.