Dictamen : 305 - del 04/08/2020

04 de agosto de 2020

C-305-2020

Señor

Antonio Ayales Esna

Asamblea Legislativa

Director Ejecutivo

Estimado señor:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República damos respuesta al oficio AL-DREJ-OFI-763-2020 de 2 de julio de 2020

Mediante el oficio AL-DREJ-OFI-763-2020 de 2 de julio de 2020, la Dirección Ejecutiva de la Asamblea Legislativa, en ejercicio de su función administrativa, consulta a este Órgano Superior Consultivo sobre el alcance del artículo 103 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y del numeral 163 del Reglamento a la Contratación Administrativa en relación con la posibilidad de donar bienes en desuso a ministerios e instituciones adscritas. Asimismo, se pide analizar en este mismo sentido el Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa.

Con el propósito de fundamentar su consulta, la Dirección Ejecutiva explica que, en los próximos meses, la Asamblea Legislativa se instalará en su nuevo edificio el cual le será entregado completamente equipado y que albergará a los órganos legislativos, a los despachos de los señores diputados y todos los demás órganos que auxilian en el procedimiento legislativo.

Luego, el señor consultante indica que en virtud de lo anterior, la Asamblea Legislativa procederá a desalojar los edificios que, hasta el momento, ha arrendado, lo cual implica remover, y en su caso desinstalar, una serie bienes muebles de las distintas oficinas que funcionaban en aquellos edificios y para los cuales la Asamblea Legislativa no tiene capacidad de almacenamiento, sea por falta de espacio en las bodegas o porque el costo de su almacenamiento resultaría prohibitivo dada la necesidad de ser austero y eficiente en el uso de los recursos públicos. Razón por la cual se ha estado considerando la posibilidad de eventuales donaciones a diversos ministerios e instituciones adscritas del Poder Ejecutivo.

Para cumplir con lo exigido en el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General, se adjunta el criterio de la Asesoría Legal, oficio AL-DALE-PRO-0137-2020 de 2 de julio de 2020, en el cual se concluye sustentándose en el párrafo segundo de¡ artículo 261 de[ Código Civil, así como en el artículo 103 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, y el artículo 163 de¡ Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, así como en el Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa, resulta posible la donación de bienes muebles a otras instituciones de¡ Sector Público.

Con el objeto de atender la consulta planteada, se ha estimado oportuno hacer las siguientes consideraciones:

A. EN ORDEN A LA POSIBILIDAD DE DONAR BIENES DADOS DE BAJA POR DESUSO.

La administración pública está habilitada para donar aquellos bienes que dé de baja por haber sido declarados como en desuso o en mal estado. Así lo ha dispuesto el artículo 104 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos

“ARTÍCULO 104.- Bienes en mal estado o desuso

Los bienes de los órganos de la Administración Central que ingresen en las categorías de bienes en desuso o mal estado, podrán ser vendidos o donados por las instituciones, atendiendo las regulaciones que se dicten, mediante reglamento, a propuesta del órgano rector del Sistema.

En sentido, debe citarse el dictamen C-197-20 de setiembre de 2016:

En cuanto a los bienes en mal estado o desuso, la Ley 8131 en su artículo 104 establece que los bienes de los órganos de la Administración Central que ingresen en las categorías de bienes en desuso o mal estado, podrán ser vendidos o donados por las instituciones, atendiendo las regulaciones que se dicten, mediante reglamento, a propuesta del órgano rector del Sistema.”

Luego, se impone indicar que, tal y como lo ha señalado el Decreto Ejecutivo N.° 40797 de 28 de noviembre de 2017, Reglamento para el registro y control de bienes de la administración central y reforma Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, los bienes en desuso son aquellos que dejan de ser útiles o necesarios para las labores que desarrolla la administración. De acuerdo con el artículo 3.13 del Decreto N.° 40797, los bienes en desuso pueden ser bienes en buen estado que, sin embargo, la entidad ya no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones, por lo que podrían ser utilizados en otras dependencias del Estado. De acuerdo con el artículo en mención, también puede ser que los bienes en mal estado, y sujetos por tanto a destrucción, desarme o desmantelamiento, sean declarados en desuso. Se transcribe, el artículo 3.13 del Decreto N.° 40797:

“Artículo 3.- Definiciones. Para efectos de claridad e interpretación del presente Reglamento, se definen los siguientes conceptos:

13) Bien en desuso: Es aquel bien que no es útil o necesario para las labores que desarrolla la institución. Estos bienes pueden estar en buen estado, sin embargo, la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones o los mismos ya han cumplido su objetivo, por lo que pueden ser utilizados en otras áreas o dependencias, ser vendidos, canjeados, trasladados o donados. Asimismo, pueden estar en mal estado, con lo cual, estarían sujetos a destrucción, desarme o desmantelamiento.”

Obsérvese que la definición de bien en desuso es coincidente con lo previsto en el artículo 4 del Reglamento N.° 008 de 17 de junio de 2014, Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa.

De seguido importa insistir en lo dicho en la Opinión Jurídica OJ-86-2017 de 18 de julio de 2017 en el sentido de que para que un particular bien de la administración sea incorporado dentro de la categoría de bienes en desuso, se requiere que la administración dicte un acto administrativo previo. El artículo 25 del mismo Decreto Ejecutivo N.° 40797 establece el procedimiento que debe sustanciarse para dictar este acto administrativo, el cual debe, en todo caso, incorporar la justificación o dictamen técnico de la jefatura de programa o de la unidad técnica respectiva, el levantamiento de una lista de los bienes susceptibles de ser dados de baja para donación y el acta de la respectiva Comisión de Donaciones.

“Artículo 25.- Baja por donación. El procedimiento para dar de baja bienes por donación es el siguiente:

a) El jefe de programa a cargo de los bienes, deberá solicitar a la UABI, la gestión para dar de baja el bien por donación, la cual deberá acompañarse de la siguiente documentación:

1. Justificación y motivo de la baja por parte del jefe del programa.

2. Levantamiento de la lista de bienes susceptibles de dar de baja por donación con el detalle de la descripción, número de patrimonio, estado, fecha de compra, valor en libros y ubicación de los bienes; debidamente firmada por el jefe de programa y el responsable a cargo de los bienes.

b) El responsable de la UABI recibe la información anterior, procede a elaborar un reporte de verificación de inspección de los bienes para dar de baja por donación.

c) La institución donante deberá verificar si el donatario se encuentra inscrito en el Registro de Instituciones Aptas para Recibir Donaciones (RIARD) dispuesto por la DGABCA, a excepción de las Municipalidades, Concejos Municipales de Distrito, Juntas de Educación y Administrativas de escuelas y colegios, que no requerirán estar inscritas en el RIARD, para poder recibir donaciones.

d) La Comisión de Donaciones deberá levantar un acta de recomendación con el detalle de los bienes donados con las respectivas firmas de los miembros.

e) La Comisión de Donaciones enviará copia del acta de recomendación al máximo jerarca de la institución donante o a quien éste haya delegado esta función, quien será competente para aprobar el acto administrativo de la donación.

f) La UABI y el donatario deberán firmar el acta de entrega de los bienes por donación. La entrega de los bienes donados se hará en las instalaciones de la institución donante, salvo indicación en contrario de la institución.

g) La UABI procederá a actualizar el sistema informático para el registro y control de bienes y remitirá a la DGABCA en forma electrónica, el respectivo expediente, informando sobre lo actuado y donde conste el cumplimiento de los requisitos anteriores.

Todos los bienes muebles declarados en desuso o en mal estado, así como semovientes que ya no sean de interés para la Administración Central, podrán ser objeto de donación por los medios establecidos en el presente Reglamento.

Cada institución contará con una Comisión de Donación, de nombramiento del máximo jerarca de la institución; conformada al menos por el Director Administrativo, el Proveedor Institucional y el funcionario destacado en la UABI; la que se encargará de recomendar las donaciones.

En el caso de los bienes muebles inscritos en el Registro Nacional, el máximo jerarca o a quien éste delegue en razón de su competencia, deberá gestionar la respectiva desinscripción con los requisitos que esa entidad solicite, antes de llevar a cabo el acto de donación final de los bienes y darlos de baja en el sistema info1mático para el registro y control de bienes.”

Tómese nota de que tal y como se explica en el considerando 10 del Decreto N.° 40797, en garantía a los principios de eficiencia y eficacia y con la finalidad de no agregar costos innecesarios en la gestión de las donaciones de bienes en mal estado o desuso por parte de los órganos de la Administración Central; ese Decreto N.° 40797 de 2017 reformó tácitamente el párrafo último del artículo 163 del Reglamento a la Contratación Administrativa, Decreto N.° 33411 de 27 de setiembre de 2006 en lo que respecta la Administración Central. Esto al eliminar para los órganos del Estado Central el requisito de realizar un avalúo de los bienes como parte del procedimiento para dar de baja un bien a ser donado. No obstante, en el acto administrativo correspondiente sí se debe incorporar el valor en libros del respectivo bien.

Ahora bien, es importante acotar que de acuerdo con el Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa, las instituciones susceptibles de recibir en donación los bienes declarados en desuso por aquella son las Juntas de Educación y las Juntas Administrativas de los centros educativos, debiendo dársele prioridad a aquellas correspondientes a escuelas en los cantones con menor índice de desarrollo, todo ello sin perjuicio de que la Comisión de Donaciones apruebe gestiones excepcionales que autoricen la donación a entes distintos a las Juntas de Educación o las Juntas Administrativas de los Centros de Educación Media. Se transcribe el artículo 63 de aquel Reglamento:

“Artículo 63.-Instituciones susceptibles de recibir donaciones. La Administración podrá promover donación de bienes muebles en desuso o equipo desechado, en el entendido de que la totalidad de las donaciones que se realicen deberán encauzarse a la Juntas de Educación y Juntas Administrativas de los centros educativos, para lo cual se dará prioridad a las escuelas con menor índice de desarrollo. Cuando se presenten solicitudes excepcionales, corresponderá a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles elevarla a la Dirección Ejecutiva para su aprobación.”

Asimismo, es también relevante notar que el artículo 65 ter del mismo Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa, dispone de un procedimiento excepcional para aquel caso en que se proceda a una baja masiva de bienes en ocasión, verbigracia, de una mudanza de inmuebles o definitiva – supuesto del inciso 2) artículo 65 bis del mismo reglamento. En este procedimiento excepcional, se establece que la valoración técnica que debe servir de base para dar de baja un bien por desuso, no lo realizará la respectiva unidad técnica, sino que su tramitación la realizará directamente el Área de Suministros y Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa. Se transcribe el artículo 65.ter:

“Artículo 65 ter.-Excepciones al proceso de baja de bienes. Procedimiento. La baja masiva de los bienes contenidos en las excepciones del artículo 65 bis, se realizará con observancia del siguiente procedimiento:

a) No se requerirá dictamen de valoración técnica por parte de las unidades técnicas respectivas, porque su tramitación la realizará directamente el Área de Suministros y Bienes Muebles.

b) El Área de Suministros y Bienes Muebles realizará la clasificación de desecho o desuso, según las definiciones de este Reglamento. Asimismo, cuando corresponda, esa Área utilizará el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos para elaborar el "dictamen de baja de bienes muebles" y realizará su descargo del patrimonio institucional.

Ese dictamen será firmado por el jefe del Área de Suministros y Bienes Muebles y el Director del Departamento de Proveeduría para su formalización.

c) El dictamen de baja de bienes muebles será remitido, digitalmente, a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, para su respectiva donación. Asimismo, deberá remitir copia digital al Departamento Financiero, para que realice los ajustes contables en libros.

Cuando se haga el retiro físico de los bienes donados, directamente de los edificios y dependencias donde se encuentren ubicados originalmente, se utilizará el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos, cuyos resultados serán la base para la confección del dictamen de donación, además se utilizará cuando se dé la salida efectiva de los bienes desde esas locaciones, como control cruzado de los dictámenes de donación, los cuales deberán ser firmados por los beneficiarios, así como una de un representante de la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles y de un representante del Área de Suministros y Bienes Muebles.

d) Cuando el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos no esté funcionando, se realizará el siguiente procedimiento:

1. Cada unidad técnica especializada elaborará un dictamen técnico de los bienes muebles, que indique su estado, ya sea como buenos, regulares o malos.

2. Ese dictamen deberá remitirlo al Área de Suministros y Bienes Muebles, quien lo clasificará en desecho o desuso, según corresponda, de conformidad con las definiciones de este Reglamento.

3. Esta Área elaborará un dictamen con la información suministrada y lo remitirá al Departamento de Asesoría Legal, con la solicitud de que se proceda con la verificación de activos y la correspondiente elaboración de un acta, sea de desecho o de desuso, esto en concordancia con lo establecido en el artículo 8° inciso b) del presente Reglamento. Cuando se trate de un bien de desuso, el acta se remitirá a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, para la respectiva donación. Si el bien es de desecho, se deberá coordinar con el Gestor Ambiental Institucional, para el retiro definitivo de los bienes, fuera de institución, bajo la normativa existente. En ambos casos, se remitirá una copia digital al Departamento Financiero para que se proceda con los ajustes de los registros contables pertinentes.”

B. CONCLUSIÓN

Con fundamento en lo expuesto se concluye que la Asamblea Legislativa está habilitada para donar aquellos bienes muebles que sean declarados, mediante un acto administrativo motivado, en estado de desuso. Asimismo se concluye que, de acuerdo con el Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa, las instituciones susceptibles de recibir en donación los bienes declarados en desuso por aquel Supremo Poder de la República, son las Juntas de Educación y las Juntas Administrativas de los centros educativos, debiendo dársele prioridad a aquellas correspondientes a escuelas en los cantones con menor índice de desarrollo, todo ello sin perjuicio de que la Comisión de Donaciones de la Asamblea Legislativa apruebe gestiones excepcionales que autoricen la donación a entes distintos a aquellas Juntas.

Atento se suscribe;

Jorge Andrés Oviedo Álvarez

Procurador Adjunto

JAOA/hsc