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Dictamen : 280 - del 14/07/2020
14 de julio de 2020
C-280-2020
Señora
María Teresa Marín Coto
Municipalidad de Oreamuno
Auditora Interna
S.D.
Estimada señora:
Con la aprobación
del señor Procurador General de la República, doy respuesta a su oficio
MO-AI-79-2020 de 23 de junio de 2020.
En su memorial
oficio MO-AI-79-2020 de 23 de junio de 2020, la señora auditora interna de la
Municipalidad de Oreamuno consulta a la Procuraduría
General de la República sobre los siguientes extremos:
a. ¿Puede
el presidente de una comisión municipal permanente, convocar a sesión de esa
comisión por correo electrónico, sin que exista una regulación interna que
permita la autorización del uso de ese medio para convocar?
b.
¿Puede la comisión tomar el acuerdo y realizar la convocatoria para su próxima
sesión?
c.
¿O solo se pueden realizar las convocatorias a comisiones en una sesión del
concejo municipal, en tal caso se debe aplicar a esa convocatoria el artículo
45 del Código Municipal?
Para dar respuesta
satisfactoria a la consulta de la Auditoría, se estimado oportuno abordar los
siguientes puntos: a. En general sobre la admisibilidad de las consultas
planteadas por auditores y b. En relación con la comunicación electrónica de
una convocatoria a sesión de una Comisión Municipal.
A.
EN GENERAL SOBRE
LA ADMISIBILIDAD DE LAS CONSULTAS PLANTEADAS POR EL AUDITOR INTERNO.
La consulta que
nos ocupa ha sido planteada por la Auditoría Interna al amparo de lo dispuesto por
el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General, parte final, que
autoriza a los auditores para consultar directamente a este órgano.
Luego debe
señalarse que, por regla general, la facultad de consultar a la Procuraduría
General está reservada, en principio, a los jerarcas de la administración
pública. Sin embargo, por reforma incorporada por la Ley General de Control
Interno, N.° 8292 de 31 de julio de 2002, se legitimó a los auditores internos
para consultar de forma directa.
Es importante
precisar que esa facultad de consultar que se otorgó a los auditores internos,
tiene una finalidad, más bien, específica, sea proveer para que dichos órganos
de control interno cuenten con la posibilidad de obtener un criterio técnico
jurídico informado y autorizado del Órgano Superior Consultivo de la
Administración que les permita ejercer de una forma más eficaz sus funciones de
control y validación. Es decir, que la finalidad de la facultad que el artículo
4° en comentario le provee a los auditores internos,
se circunscribe a que éstos puedan tener un criterio informado de carácter
técnico sobre el régimen jurídico que se le aplica a la administración que
fiscaliza. Esto para efectos exclusivos de que la respectiva Auditoría Interna
cumpla, de una forma óptima, con su labor de auditoría. Al respecto, importa
transcribir lo dicho en el dictamen C-48-2018 de 9 de marzo de 2018:
“Es
conocido que el artículo 45.c de la Ley General de Control Interno, N.° 8292 de
31 de julio de 2002, reformó el artículo 4 de la Ley Orgánica de la
Procuraduría General para otorgarle a los auditores internos, la facultad de
consultar directamente a este Órgano Superior Consultivo.
Ahora
bien, es importante precisar que esa facultad de consultar que se otorgó a los auditores internos - que el citado artículo 4° de la Ley Orgánica
prevé actualmente -, tiene una finalidad, más bien, específica, sea proveer
para que dichos órganos de control interno cuenten con la posibilidad de
obtener un criterio técnico jurídico informado y autorizado del Órgano Superior
Consultivo de la Administración que les permita ejercer de una forma más eficaz
sus funciones de control y validación. Es decir, que la finalidad de la
facultad que el artículo 4° en comentario le provee a
los auditores internos, se circunscribe a que éstos puedan tener un criterio
informado de carácter técnico sobre el régimen jurídico que se le aplica a la
administración que fiscaliza. Esto para efectos exclusivos de que la respectiva
auditoría interna cumpla, de una forma óptima, con su labor de auditoría. Al
respecto, importa transcribir lo dicho en el dictamen C-42-2015 de 2 de marzo
de 2015:
En
efecto, conviene señalar que esa facultad de consultar de los auditores está
circunscrita a la competencia de éstos y al ámbito de competencias del
organismo que controla y del cual forma parte. Al respecto, conviene
transcribir el dictamen C-362-2005 de 24 de octubre de 2005:
Conforme
lo expuesto, la facultad de consultar está referida a la competencia de
auditor, y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual
forma parte. No se encuentran autorizados los auditores para consultar sobre
materias que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su
competencia, o dentro de la competencia de los órganos administrativos de los
cuales forman parte. (Ver también Opinión Jurídica OJ- 033-2003 de 24 de
febrero del 2003, reproducida en diversos pronunciamientos, entre ellos
OJ-107-2003 del 22 de abril de 2003, C-174-2003 de 11 de junio de 2003,
C-176-2003 13 de junio de 2003, C -219- 2004 de 2 de julio de 2004, Opinión
Jurídica OJ-232-2003 de 12 de noviembre de 2003 y C-144-2004 del 12 de mayo del
2004.)
(…)
Es
decir que la finalidad de la facultad que el artículo 4 en comentario le provee a los auditores internos consiste en que éstos
puedan tener un criterio informado de carácter técnico sobre el régimen
jurídico que se le aplica a la administración que fiscaliza. Esto para efectos
de que la respectiva auditoría interna cumpla, de una forma óptima, con su
labor de auditoría.”
Conviene entonces,
reiterar lo dicho también en el mismo dictamen C-48-2018 en el sentido de que
la facultad de los auditores de consultar a la Procuraduría General es para
efectos del ejercicio estricto de su labor de auditoría. Asimismo, se reitera
el dictamen C-48-2018 y se advierte que los dictámenes que la Procuraduría
General emita por consulta directa de los auditores internos, producen el
efecto jurídico de vincular a éstos en el cumplimiento de sus funciones de
control y validación, pero, de ninguna forma, puede entenderse que vinculen al
jerarca del cual dependa orgánicamente la respectiva auditoría. Dicho de otro
modo, la facultad de los auditores no tiene por finalidad, vincular al jerarca
de la administración activa del cual dependen orgánicamente, por lo cual, como
se ha denotado también en el dictamen C-48-2018, los auditores carecen de la
potestad para realizar la gestión de reconsideración del dictamen que se les
emita. Lo cierto es que si bien el artículo 4 de la Ley Orgánica de la
Procuraduría General, les permite a los auditores internos consultar
directamente, sin embargo, éstos carecen de las atribuciones necesarias para
realizar la gestión de reconsideración y de dispensa del dictamen conforme lo
previsto en el artículo 6 de esa misma Ley.
Así las cosas, es
oportuno enfatizar que la materia consultable por parte de los auditores se
circunscribe a aquella que pertenezca, de modo directo, a su competencia
funcional. La facultad de consultar está, pues, referida a la competencia del
auditor y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual
forma parte. No se encuentran autorizados los auditores para consultar sobre
materias que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su
competencia institucional, o dentro de la competencia de los órganos
administrativos de los cuales forman parte. En este sentido, se transcribe el
dictamen C-133-2019 de 14 de mayo de 2019 –el cual reitera los dictámenes
C-042-2008 del 11 de febrero de 2008, C-153-2009 de 1° de junio de 2009,
C-314-2017 de 15 de diciembre de 2017 y C-043-2019 de 20 de febrero de 2019-:
“En
reiteradas ocasiones hemos indicado que la facultad de consultar que tienen los
auditores internos está limitada a su ámbito de acción y a las competencias del
órgano que controla, es decir, no pueden consultar asuntos ajenos a su esfera
de trabajo ni asuntos externos al órgano en el cual ejerce su función.
Concretamente,
hemos dispuesto:
“Si bien
es cierto, la reforma realizada al artículo 4 de la Ley Orgánica de la
Procuraduría General de la República, permite a las auditorías internas dirigir
consultas directamente a este Órgano Asesor, también es cierto que dichas
consultas no están exentas del cumplimiento de los requisitos de admisibilidad.
Sobre esta particular se ha dicho:
«La
circunstancia de que se legitime que el Auditor Interno consulte a la
Procuraduría en forma directa no significa que las consultas que plantea el
Auditor Interno no estén sujetas a requisitos de admisibilidad. Antes bien,
como respecto de cualquier consulta, la admisibilidad de la consulta del
Auditor Interno viene determinada por su propia competencia y debe tender a la
satisfacción de los intereses públicos que el ordenamiento confía al sistema de
control interno. Es por ello que las consultas de los Auditores deben reunir
los requisitos de admisibilidad que definen nuestra Ley Orgánica o que conforme a ésta, han sido desarrollados por la
jurisprudencia administrativa.
…Conforme
lo expuesto, la facultad de consultar está referida a la competencia de auditor
y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual forma
parte. No se encuentran autorizados los auditores para consultar sobre materias
que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su competencia
institucional, o dentro de la competencia de los órganos administrativos de los
cuales forman parte.» (Dictamen C-401-2005 de fecha 21 de noviembre del 2005).
Al
tenor del anterior razonamiento, esta Procuraduría ha estimado que las
consultas realizadas por la auditoría interna, deben estar ligadas al contenido
mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva
Administración, ya que es esto lo que nos permite determinar los alcances del
ámbito de competencia de esa auditoría.”
(Dictamen C-042-2008 del 11 de febrero de 2008. En similar sentido
véanse los dictámenes Nos. C-153-2009 de 1° de junio de 2009, C-314-2017 de 15
de diciembre de 2017 y C-043-2019 de 20 de febrero de 2019, entre otros).
De este modo, se
ha entendido que las consultas realizadas por la Auditoría Interna, deben estar
ligadas al contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en
la respectiva Administración, ya que es esto lo que nos permite determinar los
alcances del ámbito de competencia de esa auditoría (Dictámenes C-160-2020 del
30 de abril de 2020, C-118-2020 y C-120-2020 03 de abril de 2020, C-133-2019 de
14 de mayo de 2019, C-043-2019 de 20 de febrero de 2019, C-314-2017 de 15 de
diciembre de 2017, C-153-2009 de 1° de junio de 2009 y C-042-2008 de 11 de
febrero de 2008).
Importa remarcar
que la facultad de los auditores para consultar debe responder al interés
público e institucional siendo inadmisible que el auditor consulte sobre
asuntos de su interés personal o donde tenga un interés directo. Se transcribe
el dictamen C-200-2015 de 5 de agosto de 2015:
“Está
fuera de duda que el artículo 4, párrafo segundo, permite a los auditores
internos consultar, de forma directa, a la Procuraduría General de la
República. Esta facultad de las auditorías internas es muy relevante para el
ejercicio de las competencias de las auditorías internas.
No
obstante, debe remarcarse que, en general, la facultad para consultar a la
Procuraduría General responde a intereses públicos e institucionales. Esta
premisa se aplica también a la facultad de consultar de los auditores.
En consecuencia con
lo anterior, se ha entendido que la facultad de consultar a la Procuraduría
General no debe ser ejercida para evacuar asuntos de interés propio y
personal.”
Ahora bien, debe
apuntarse que la jurisprudencia administrativa de la Procuraduría General ha
anotado que también la imprecisión en el objeto consultado es una causal de
inadmisibilidad que se aplica tanto a los jerarcas de la administración activa
como a los auditores internos. Esto en el tanto la imprecisión del objeto
consultado, impide conocer la duda jurídica del consultante y por tanto
elaborar el dictamen. Se cita el dictamen C-136-2006 de 3 de abril de 2006:
“[…]
el meollo de la imposibilidad para ejercer nuestra competencia consultiva en el
presente caso lo es la imprecisión que subyace en la consulta. Ello porque no es dable inferir a que aspecto
puntual se refiere su inquietud en torno a la conformación de un órgano
director ‘… con otras formas alternativas para la instrucción de los
procedimientos ordinarios y conformación de órganos directores de procedimiento
[…]”
Asimismo, importa
anotar que la duda jurídica de la consulta, a pesar de debe ser abstracta y no
referirse a casos concretos, debe ser específica y puntual siendo inadmisible
el planteamiento de preguntas cuya finalidad sea más bien informativa o de
referencia. Se cita el dictamen C-172-2019 de 19 de junio de 2019:
“De
conformidad con lo expuesto, debe advertirse que en este caso no se indica cuál
es la relación de lo consultado con el cumplimiento del plan de trabajo que la
auditoría está desarrollando en la Municipalidad de Cartago, y, por tanto, no
es posible precisar que los cuestionamientos planteados tienen relación directa
con el ejercicio de las competencias de la auditoría interna. Asimismo, la
consulta no se refiere a una duda jurídica específica y puntual, sino que se
plantean múltiples interrogantes sobre temas de distinta naturaleza.”
Finalmente, se
puntualiza que por disposición expresa del artículo 24 de la Ley General de
Control Interno, determinar si una disposición o regulación de tipo administrativo
mencionadas afectaría la actividad de auditoría interna, o la independencia
funcional y de criterio del auditor, es una competencia exclusiva y prevalente
de la Contraloría General de la República. Se transcribe el dictamen C-72-2015
de 9 de abril de 2015:
“Ahora
bien, debe indicarse que por disposición expresa del artículo 24 de la Ley de
Control Interno, determinar si una disposición o regulación de tipo
administrativo mencionadas afectaría la actividad de auditoría interna, o la
independencia funcional y de criterio del auditor, es una competencia exclusiva
y prevalente de la Contraloría General. Se transcribe la norma de interés:
“Artículo
24.— Dependencia orgánica y regulaciones
administrativas aplicables. El auditor y el subauditor
internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del
máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo
administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. Los demás
funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones
administrativas aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento,
traslado, la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos
de personal, deberán contar con la autorización del auditor interno; todo de
acuerdo con el marco jurídico que rige para el ente u órgano.
Las
regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar
negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y
de criterio del auditor y el subauditor interno y su
personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo
correspondiente.”
En razón de lo
anterior, lo procedente, como lo ha señalado la jurisprudencia administrativa,
es que la Procuraduría General de la República decline la atención de la
presente consulta por ser inadmisible. Al respecto, citamos como precedente la
opinión jurídica OJ-179-2003 de 25 de setiembre de 2003:
(…)
En
criterio de la Procuraduría General, la conjugación de ambas normas permite
establecer un vínculo entre el jerarca –en este caso, el Concejo Municipal- y
el auditor interno, que si bien no jerárquico –artículos 101 y siguientes de la
Ley General de la Administración Pública en relación con el numeral 25 de la
Ley N° 8292-, sí puede ser definido como de necesaria coordinación y
colaboración. En esa medida, puede afirmarse que el auditor es, a la vez, un
colaborador y un fiscal del Concejo, con competencias específicas en materia de
asesoría y vigilancia sobre la buena marcha de las actividades y manejo de la
Hacienda Pública del Municipio. Y dado que los acuerdos del Concejo se adoptan
precisamente en las sesiones de dicho órgano colegiado (artículos 44 y
siguientes del Código Municipal), una interpretación conforme al mejor
cumplimiento del fin público encargado a las auditorías internas –artículo 10
de la Ley General de la Administración Pública- recomiendan la presencia del
auditor en tales sesiones
Sin
embargo, tal posición de principio puede verse afectada por situaciones
concretas que escapan a cualquier regulación contenida en las leyes citadas. En
tales supuestos creemos de aplicación la reserva contenida en el artículo 24
supra transcrito, en la medida en que la presencia de los auditores municipales
en todas las sesiones del Concejo es parte de "regulaciones de tipo
administrativo" aplicables a dichos funcionarios. De estimarse que tal
presencia compromete o afecta las labores propias de la auditoría interna, el
tema cae dentro de las competencias de la Contraloría General de la República,
tal y como se prescribe en el artículo 24 párrafo segundo de la Ley General de
Control Interno. En virtud de esta constatación, es que se recomienda al Sr.
Auditor Interno trasladar su inquietud ante el Órgano Contralor que, como queda
evidenciado, ostenta la competencia decisora en este tema.
Igual
consideración cabe hacer sobre lo referente a la obligación de dar seguimiento
a todos los acuerdos adoptados por el Concejo Municipal. Una nueva
interpretación armónica de los artículos 22 inciso d) y f) y 23 de la Ley
General de Control Interno, nos permite concluir que el tema
de cuáles acuerdos municipales deben ser objeto del seguimiento por
parte de la auditoría interna es un asunto que tiene relación directa con el
funcionamiento de este órgano asesor y fiscalizador. El tipo de duda que Ud.
plantea es un tema que, necesariamente, debe ser definido por la Contraloría
General de la República.
Conclusión.
En
virtud de las consideraciones realizadas, se concluye que los temas objeto de
la consulta –definición de disposiciones administrativas aplicables al auditor
y obligación de que éste dé seguimiento a todos los acuerdos adoptados por el
Concejo Municipal- están dentro de la competencia consultiva de la Contraloría
General de la República y consecuentemente, le corresponde a ésta establecer la
interpretación jurídica vinculante para dichos supuestos. En virtud de lo
dicho, las apreciaciones que se realizan en este estudio se emiten en forma de
Opinión Jurídica, sin perjuicio de lo que el Órgano Contralor decida en definitiva.” (Ver también dictamen C-117-2013 de
27 de junio de 2013 y C-244-2011 de 30 de setiembre de 2011).
Así las cosas,
debe indicarse que la consulta realizada por oficio AI—OFI-241-2019
de 2 de diciembre de 2019 en el tanto ha sido planteada en términos generales,
haciendo abstracción de algún caso concreto, al referirse a una materia que es
parte de la competencia funcional de la Auditoría Interna y vinculada con el
ejercicio de su función como auditoría del Gobierno Local, resulta admisible, esto
por los motivos que se expondrán en los apartados siguientes.
B.
EN RELACIÓN CON LA
COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA DE UNA CONVOCATORIA A SESIÓN DE UNA COMISIÓN
MUNICIPAL.
El artículo 49 del
Código Municipal ha establecido que en cada Municipalidad deben existir, al
menos, nueve Comisiones Permanentes integradas todas por regidores del
respectivo Concejo Municipal. Corresponde al Presidente de ese órgano
deliberante integrar las dichas Comisiones Permanentes, cuya conformación puede
variar anualmente. El Concejo Municipal puede crear otras Comisiones
Especiales. Igual corresponderá al Presidente del Concejo, integrar dichas
Comisiones Especiales.
Artículo
49. - En la sesión del Concejo posterior inmediata a la instalación de sus
miembros, el Presidente nombrará a los integrantes de las Comisiones
Permanentes, cuya conformación podrá variarse anualmente.
Cada
concejo integrará, como mínimo, nueve comisiones permanentes: Hacienda y
Presupuesto, Obras Públicas, Asuntos Sociales, Gobierno y Administración,
Asuntos Jurídicos, Asuntos Ambientales, Asuntos Culturales, Condición de la
Mujer, de Accesibilidad (Comad) y la de Seguridad. Al
integrarlas, se procurará que participen en ellas todos los partidos políticos
representados en el concejo. La Comisión Permanente de Seguridad podrá tener,
en calidad de asesores, a los funcionarios de las fuerzas de policías presentes
en el cantón, miembros de la sociedad civil y de asociaciones comunales.
(Así reformado el párrafo anterior por el
artículo 2° de la ley N° 9542 "Ley de Fortalecimiento de la Policía
Municipal" del 23 de abril del 2018)
Podrán
existir las Comisiones Especiales que decida crear el Concejo; el Presidente
Municipal se encargará de integrarlas.
Cada
Comisión Especial estará integrada al menos por tres miembros: dos deberán ser
escogidos de entre los regidores propietarios y suplentes. Podrán integrarlas
los síndicos propietarios y suplentes; estos últimos tendrán voz y voto.
Los
funcionarios municipales y los particulares podrán participar en las sesiones
con carácter de asesores.
En
cada municipalidad se conformará un comité cantonal de la persona joven, el
cual se considera una comisión permanente de la municipalidad integrada según
lo establecido en la Ley N.º 8261, sus reformas y reglamentos.
De acuerdo con el
artículo 44 del Código Municipal, la función principal de las Comisiones
Municipales, sean permanentes o especiales, es dictaminar los asuntos que,
posteriormente, deben ser deliberados y votados por el respectivo Concejo
Municipal. Solamente se puede dispensar del dictamen de Comisión por medio de
una votación calificada de los presentes.
Es decir que las Comisiones Municipales son órganos esenciales de la
Municipalidad y auxiliares del respectivo Concejo Municipal. (Ver dictamen
C-237-2019 de 27 de agosto de 2019)
Luego, debe
indicarse que el Código Municipal no ha establecido, sin embargo, reglas
especiales que regulen, de forma particular, las sesiones de las Comisiones
Municipales o la forma y formalidades del respectivo acto de convocatoria.
(Reglamentaciones del Concejo Municipal)
Así las cosas, por
el principio de auto integración del Derecho Administrativo – previsto en el
artículo 9 de la Ley General de la Administración Pública –, debe entenderse
que el funcionamiento de las Comisiones Municipales se rige por las reglas,
previstas en el Código Municipal, que se aplican al Concejo Municipal y,
subsidiariamente, por los principios comunes, establecidos en la Ley General de
la Administración Pública, que rigen, en términos generales, a los órganos
colegiados de la administración. Todo esto sin perjuicio de la potestad
reglamentaria que el Código Municipal, en su artículo 13.c le reconoce al
propio Concejo Municipal. (Sobre la aplicación del principio de auto
integración para llenar las lagunas legislativas en materia de funcionamiento
de las Comisiones Municipales, ver el dictamen C-441-2008 de 16 de diciembre de
2008 en el cual se indicó que el carácter público de las sesiones del Concejo
Municipal se aplica también a dichas Comisiones.)
De seguido,
importa entonces advertir que, conforme el artículo 37 del Reglamento de
Sesiones, Acuerdos y Comisiones Municipales del Cantón de Oreamuno,
aprobado por acuerdo adoptado en la sesión N.° 184-2001 de 3 de enero de 2001 y
publicado en el Diario Oficial, La Gaceta N.° 58 de 22 de marzo de 2001, una
vez designada la integrada de las Comisiones Municipales, éstas deben celebrar
una sesión de instalación que debe realizarse dentro de los siguientes quince
días posteriores a aquella en que quedaren integradas. Se transcribe la norma
en comentario:
“Artículo 37 – Una vez designada la
integración de las comisiones por el Presidente Municipal, sus miembros en la
sesión de instalación que deberá celebrarse dentro de los quince días
siguientes, nombrará de su seno a un Presidente y un Secretario.”
Ahora, en esa
misma sesión de instalación, y en aplicación supletoria del artículo 35 del
Código Municipal, las respectivas Comisiones Municipales deberán acordar la
hora y el día de sus sesiones ordinarias. Acuerdo que debe publicarse
previamente en La Gaceta. Se entiende que las Comisiones Municipales deben
celebrar, como mínimo, una sesión ordinaria semanal.
Al tenor del
artículo 36 del Código Municipal, también aplicable supletoriamente, las
Comisiones Municipales pueden celebrar las sesiones extraordinarias que se
requieren. Para celebrar esas sesiones extraordinarias, debe convocarse a todos
los integrantes de la respectiva Comisión, por lo menos con 24 horas de
anticipación. El acto de convocatoria debe ser por escrito y debe indicar serán
los asuntos a deliberar, sea el orden del día, en la correspondiente sesión
extraordinaria y a ellas, por supuesto, deberán ser convocados todos sus miembros. Además,
el acto de convocatoria, acto a través del cual se cita a los miembros del
colegio para una determinada sesión, es uno que debe ser comunicado
personalmente. Esto para garantizar la protección de los intereses legítimos de
todos los miembros del correspondiente colegio. Con anterioridad a la
introducción de las Tecnologías de la Información y Comunicación, la
notificación de este acto de convocatoria se solía hacer por medio auténtico,
sea carta certificada o telegrama (Ver sobre esta práctica el dictamen
C-19-1999 de 27 de enero de 1999)
Sin embargo, cabe advertir que mediante reforma aprobada
por Ley N.° 8687 de 4 de diciembre de 2008 se reformó el numeral 243.5 de la Ley
General de la Administración Pública para que dicha norma legal habilitara a la
administración pública, incluyendo a las municipalidades, a reglamentar
distintas modalidades de notificación de los actos administrativos, cuando los
sistemas tecnológicos lo permitan, siempre que se garantice la seguridad del
acto de comunicación, el debido proceso y no se cause indefensión. Se transcribe, al respecto, el dictamen
C-278-2016 de 19 de diciembre de 2016:
“Esta
normativa –que, como vimos supra, constituye una valiosa herramienta para toda
la Administración Pública, al contener regulaciones generales y de principio–
previó de forma moderna y flexible que se puedan utilizar medios alternativos
como el correo electrónico, el fax y cualquier otra tecnología que resulte
adecuada y que permita practicar con seguridad la comunicación del acto, sin
causar indefensión y en forma indiscutiblemente más dinámica.”
Es decir, que
actualmente las administraciones públicas se encuentran habilitadas para
reglamentar el uso del correo electrónico y otros instrumentos tecnológicos
para comunicar el acto de convocatoria que cite a los integrantes de un órgano
colegiado para que concurran a una determinada sesión. Esto siempre que se
garantice la seguridad del acto de comunicación, el debido proceso y no se
cause indefensión
Debe notarse, sin
embargo, que en el caso de la Municipalidad de Oreamuno,
el Reglamento de Sesiones, Acuerdos y Comisiones Municipales del Cantón de Oreamuno, que data del año 2001, y que recoge la obligación
de comunicar el acto de convocatoria de forma personal – véase su artículo 7 -,
no ha reglamentado, sin embargo, la posibilidad de usar ni el correo
electrónico ni ninguna otra tecnología para comunicar tal acto de convocatoria.
No debe soslayarse la importancia de esta reglamentación, pues es claro que la
misma debe garantizar la seguridad del acto de comunicación, el debido proceso
y que no se cause indefensión.
Finalmente, debe
insistirse en que para que una Comisión Municipal sesione extraordinariamente,
debe ser convocada por su Presidente – artículo 49 de la Ley General de la
Administración Pública -, sin perjuicio de que los regidores que integran
dichas Comisiones soliciten su convocatoria cuando sea solicitud de al menos la
tercera parte de los regidores propietarios. Esto por aplicación supletoria del
artículo 27.f del Código Municipal.
C.
CONCLUSIONES
Con fundamento en lo expuesto, este Órgano Superior Consultivo concluye que
a pesar de que actualmente las administraciones públicas se encuentran
habilitadas para reglamentar el uso del correo electrónico y otros instrumentos
tecnológicos para comunicar el acto de convocatoria que cite a los integrantes
de un órgano colegiado para que concurran a una determinada sesión; lo cierto
es que en el caso de la Municipalidad de
Oreamuno, el Reglamento de Sesiones, Acuerdos y
Comisiones Municipales del Cantón de Oreamuno que
data del año 2001, no ha reglamentado
esa posibilidad, por lo que no es procedente actualmente que el Presidente de
una Comisión Municipal utilice el correo electrónico para comunicar la
convocatoria una sesión extraordinaria de una Comisión Municipal.
Finalmente, debe concluirse que para que una Comisión Municipal sesione
extraordinariamente, debe ser convocada por su Presidente – artículo 49 de la
Ley General de la Administración Pública -, sin perjuicio de que los regidores
que integran dichas Comisiones soliciten su convocatoria cuando sea solicitud
de al menos la tercera parte de los regidores propietarios. Esto por aplicación
supletoria del artículo 27.f del Código Municipal.
De usted atentamente,
Jorge Andrés Oviedo
Álvarez
Procurador Adjunto.
JAOA/hsc
C-280-2020
EN
GENERAL SOBRE LA ADMISIBILIDAD DE LAS CONSULTAS DE LOS AUDITORES. EN RELACIÓN
CON LA COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA DE UNA CONVOCATORIA A SESIÓN DE UNA COMISIÓN
MUNICIPAL. REGLAS APLICABLES A LAS COMISIONES MUNICIPALES.
Mediante memorial
MO-AI-79-2020 de 23 de junio de 2020 la Auditoría Interna Auditor Interno de la
Municipalidad de Oreamuno nos consulta:
a.
¿Puede el
presidente de una comisión municipal permanente, convocar a sesión de esa
comisión por correo electrónico, sin que exista una regulación interna que
permita la autorización del uso de ese medio para convocar?
b.
¿Puede la
comisión tomar el acuerdo y realizar la convocatoria para su próxima sesión?
c.
¿O solo se
pueden realizar las convocatorias a comisiones en una sesión del concejo
municipal, en tal caso se debe aplicar a esa convocatoria el artículo 45 del
Código Municipal?
El órgano
fiscalizador interno plantea la consulta al amparo de lo dispuesto por el
artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General, parte final, que
autoriza a los auditores internos para consultar directamente a este órgano.
Con la
aprobación del Procurador General de la República, mediante el dictamen
C-280-2020, el Lic. Jorge Andrés Oviedo Álvarez, Procurador Adjunto, concluye
lo siguiente:
-
Con fundamento en lo expuesto, este Órgano Superior
Consultivo concluye que a pesar de que actualmente las administraciones
públicas se encuentran habilitadas para reglamentar el uso del correo
electrónico y otros instrumentos tecnológicos para comunicar el acto de
convocatoria que cite a los integrantes de un órgano colegiado para que
concurran a una determinada sesión; lo cierto es que en el caso de la
Municipalidad de Oreamuno, el Reglamento de Sesiones,
Acuerdos y Comisiones Municipales del Cantón de Oreamuno
que data del año 2001, no ha reglamentado esa posibilidad, por lo que no es
procedente actualmente que el Presidente de una Comisión Municipal utilice el
correo electrónico para comunicar la convocatoria una sesión extraordinaria de
una Comisión Municipal.
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Finalmente, debe concluirse que para que una
Comisión Municipal sesione extraordinariamente, debe ser convocada por su
Presidente – artículo 49 de la Ley General de la Administración Pública -, sin
perjuicio de que los regidores que integran dichas Comisiones soliciten su
convocatoria cuando sea solicitud de al menos la tercera parte de los regidores
propietarios. Esto por aplicación supletoria del artículo 27.f del Código
Municipal.