Dictamen : 264 - del 08/07/2020

08 de julio de 2020

C-264-2020

 

Doctor

Santiago Rodríguez Sibaja

Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica

Presidente

Junta Directiva

S.D.

 

Estimado señor:

 

Con la aprobación del señor Procurador General de la República damos respuesta al oficio JD-088-06-2020 de 16 de junio de 2020.

 

     En el oficio JD-088-06-2020 de 16 de junio de 2020, la Presidente del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica nos impone en el conocimiento del acuerdo de la Junta Directiva de esa corporación profesional, tomado en la sesión ordinaria 0-12-2020 del 15 de junio del 2020, y que le autoriza a consultar a la Procuraduría General de la República sobre los siguientes extremos, los cuales procedemos a transcribir literalmente:

 

¿Puede la Junta Directiva de Farmacéuticos de Costa Rica, en virtud de la inminente posibilidad de que las medidas sanitarias decretadas por el Poder Ejecutivo en virtud de la pandemia por Covid 19, no se levanten de acá al segundo domingo de diciembre (del año 2020), fecha en que corresponde la celebración de la Asamblea General Ordinaria, por así disponerlo el numeral 13 de la Ley n.° 15 del 29 de octubre de 1941, Ley Orgánica del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica, convocar a esta para su celebración de forma virtual así como las votaciones para realizarse de forma electrónica?

 

Considerando que de acuerdo con ese numeral 13 inciso 2), es en el marco de esa Asamblea General Ordinaria que corresponde: elegir, por mayoría de votos de los miembros presentes, la Junta de Gobierno en la forma dispuesta por la ley; ¿tal votación se puede dar de forma electrónica?

 

¿Puede la Junta Directiva de Farmacéuticos de Costa Rica convocar, en caso de ser necesario, una asamblea general extraordinaria, la que igualmente pueda realizarse por medios virtuales?

 

 Fuera del contexto de la pandemia, podría darse una modalidad de Asamblea General Ordinaria en que coexista un escenario presencial y otro virtual, ¿es decir que la asamblea sea presencial y esté habilitada a la vez una plataforma electrónica que permita a quien no desee desplazarse hasta las instalaciones del Colegio concurrir con su voto y su participación en el resto de la asamblea de manera virtual?

 

¿Al estarse en un estado de emergencia sanitaria, pueden omitirse algunos de los requerimientos dispuestos por el Código Electoral del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica, en cuanto a las propias votaciones electrónicas?

 

 ¿En caso de imposibilidad por alguna razón para realizar la Asamblea General Ordinaria y con ello las votaciones electrónicas, pueden los actuales miembros de la Junta Directiva mantenerse en sus cargos, qué pasaría con los otros extremos que deban conocerse en esa asamblea, siendo estos: aprobar o improbar las cuentas correspondientes al período transcurrido entre la fecha en que haya tomado posesión la Directiva saliente y el último de diciembre; votar el presupuesto de gastos para el año siguiente y f/ar los sueldos o dietas de los miembros de la Junta Directiva; y conocer del informe de las labores de la Junta saliente?

 

Conforme el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, se adjuntó el criterio de la asesoría legal institucional, DJ-14-06-2020 de 9 de junio de 2020 en el cual se ha hecho un exhaustivo análisis de la más reciente jurisprudencia de este Órgano Superior Consultivo en relación con la posibilidad de los colegios profesionales de realizar sus asambleas generales de forma virtual.

 

Con el objeto de atender la consulta planteada, se hacen las siguientes consideraciones: A. POSIBILIDAD EXCEPCIONAL DE REALIZAR ASAMBLEAS VIRTUALES, B. EN ORDEN A LA PRORROGATIO TRANSITORIA AUTORIZADA POR LA LEY N.° 9866

 

A.         LA POSIBILIDAD EXCEPCIONAL DE REALIZAR ASAMBLEAS VIRTUALES.

 

El Legislador costarricense no ha aprobado ni, por consiguiente, promulgado una norma legal que, en términos generales, habilite a los órganos colegiados de la administración pública para sesionar virtualmente. El Legislador, hasta la fecha, se ha circunscrito a promulgar legislación sectorial en la materia.

 

En este sentido, debe advertirse que ya por Ley N.°9842 de 27 de abril de 2020. “Ley de  Toma de posesión y realización de sesiones virtuales en caso de emergencia nacional o cantonal”, se promulgó, en efecto,  una Ley sectorial que permite que los Concejos  Municipales y de los Concejos Municipales de Distritos, puedan celebrar sesiones municipales virtuales a través del uso de medios tecnológicos, cuando por estado de necesidad y urgencia, ocasionado por circunstancias sanitarias, de guerra, conmoción interna y calamidad pública exista una declaración de estado de emergencia nacional o cantonal.

 

De seguido, importa advertir que la Ley N.° 15 de 29 de octubre de 1941 no prevé la posibilidad de que la Asamblea o Junta General del Colegio de Farmacéuticos se celebre de forma virtual. Por el contrario, el artículo 15 de la Ley N.° 15 establece, de forma expresa, que toda Asamblea debe verificarse, siempre que sea posible, en el edificio del Colegio. Es decir que la Ley N.° 15 ha dispuesto que las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos se celebren de forma presencial y, en principio, en el edificio del Colegio.

 

A pesar de lo anterior, debe indicarse que ya se ha admitido, sin embargo, que bajo circunstanciales excepcionales, verbigracia una declaratoria de emergencia, los colegios profesionales que son entes públicos de base corporativa – y en los que por consecuencia una Asamblea General es parte de sus órganos esenciales de gobierno - pueden acudir a las nuevas tecnologías para celebrar sus asambleas de forma virtual cuando por aquellas circunstancias excepcionales, no se pueda celebrar la asamblea de forma presencial. Al respecto, cabe citar lo indicado en el dictamen C-207-2020 de 7 de junio de 2020 – que reitera lo dicho en el dictamen C-112-2020 de 31 de marzo de 2020-:

 

“Lo que sí podría implementarse, tal como se dijo en el dictamen C-112-2020, es un mecanismo electrónico que permita, de forma excepcional y dada la declaratoria de emergencia, la celebración de la totalidad de la asamblea ordinaria, garantizando, en todo momento, las formalidades que al efecto exige para el caso del Colegio de Químicos, la Ley 8412.”

 

Así, debe insistirse en que ya en nuestros dictámenes se ha precisado que, si bien la Ley no ha habilitado la posibilidad de que los colegios profesionales, realicen sus asambleas generales de forma virtual, podrían existir circunstancias excepcionales y extraordinarias bajo las cuales se justificaría su celebración. Esto en orden de garantizar la continuidad y regularidad del funcionamiento del respectivo ente, y para evitar un daño por la disrupción en la actividad pública del ente. (Ver el dictamen C-185-2020 de 22 de mayo de 2020)

 

De seguido, importa denotar que en nuestra jurisprudencia se ha admitido que un estado de emergencia es justificación para que determinadas actividades de los colegios profesionales, particularmente sus Asambleas Generales, que deben realizarse por regla general de forman presencial, deban ser aplazadas o suspendidas.

 

Luego, debe reiterarse lo indicado en los dictámenes C-222-2020 de 15 de junio de 2020, C-207-2020 de 2 de junio de 2020 y C-100-2020 de 30 de marzo de 2020, en el sentido de que, en virtud de una declaratoria de emergencia, y por disposición específica del artículo 34 de la Ley N.° 8488 de 22 de noviembre de 2005, el Poder Ejecutivo puede decretar restricciones sobre habitabilidad, tránsito e intercambio de bienes y servicios en las regiones del territorio nacional afectado por una emergencia. Esto con el objeto de proteger la vida y salud de las personas. Además, por disposición del artículo 33 de la misma Ley N° 8488 es claro que las instituciones públicas, incluyendo los colegios profesionales, están obligadas a coordinar sus actividades para colaborar de forma efectiva con la Declaratoria de Emergencia decretada al efecto por el Poder Ejecutivo.

 

Es indudable, entonces, que tal como se advirtió en el dictamen C-222-2020 de 15 de junio de 2020, los colegios profesionales, dentro de los cuales se incluye el Colegio de Farmacéuticos, se encuentran obligados a acatar las medidas extraordinarias que el Poder Ejecutivo decrete como necesarias para atender una Emergencia Sanitaria así decretada. Asimismo, dicho Colegio se encuentra obligado a coordinar sus actividades con el Poder Ejecutivo para colaborar de forma efectiva con la respectiva Declaratoria de Emergencia.

 

Asimismo, importa también reiterar el mismo dictamen C-222-2020  en el sentido de que es relevante reconocer que el acaecimiento de una calamidad pública, verbigracia una epidemia, puede ser considerada, tal y como se dijo en el dictamen C-100-2020, como una causa de fuerza mayor que eventualmente justificaría que determinadas actividades de los colegios profesionales sean, entonces, aplazadas o suspendidas si así lo requiere la mejor atención de dicha emergencia, particularmente si la salud pública y el derecho a la vida se encuentra comprometida. (Valga notar que en el Derecho Comparado ya se ha reconocido en algunas sentencias extranjeras que la epidemia del denominado Covid 19 puede ser, en efecto, considerada una causa de fuerza mayor, ver al respecto: https://www.actualitesdudroit.fr/browse/civil/contrat/26856/covid-19-et-force-majeure-les-premieres-decisions-rendues)

 

Así, debe indicarse nuevamente que el hecho de que se suscite una Emergencia Sanitaria, en ocasión de una epidemia, sería un motivo justificante para que la Asamblea General de un colegio profesional, que en principio debe ser celebrada de forma presencial, deba ser aplazada o suspendida, si esto es necesario para proteger la vida y la salud de las personas. (Esta doctrina ha sido recogida en la Ley N.° 9866 de 18 de junio de 2020 que de forma transitoria autoriza la prorrogatio de las Juntas Directivas de los Colegios Profesionales que como consecuencia directa de la declaratoria de emergencia por la epidemia COVID-19 y las medidas sanitarias dictadas por el Ministerio de Salud, no hayan podido o no puedan realizar la asamblea que permitiera el nombramiento de dichos puestos y dichas aprobaciones, a pesar de haber efectuado esfuerzos razonables para su realización. Ley a la que este dictamen se referirá en el momento oportuno)

 

No obstante, se impone hacer la acotación de que el hecho de que las Asambleas Generales no puedan celebrarse de forma presencial, debiendo ser suspendidas o aplazadas, no implica que el ente, sea en este caso una corporación profesional, se encuentre impedido buscar implementar medidas alternativas, utilizando las tecnologías de la información, que permitan celebrar las respectivas Asambleas Generales de una forma no presencial, sino virtual garantizando de esta forma la continuidad de la actividad administrativa de los colegios profesionales, incluso durante un  estado de emergencia.

 

En este orden de ideas es relevante anotar, tal y como se hizo en el dictamen C-178-2020 de 18 de mayo de 2020,  que la regulación constitucional del Estado de Emergencia, supone que uno de los deberes fundamentales del Estado, durante la emergencia,  es garantizar el mantenimiento  y funcionamiento de la estructura mínima esencial de las instituciones públicas,  pues de hecho la declaratoria del Estado de Emergencia comprende, más bien, una serie de situaciones transitorias y que son urgentes en las que se hace necesario mantener la continuidad de los servicios públicos adaptándose a situaciones de urgencia que hacen peligrar la conservación del orden jurídico y social. Así, el artículo 33 de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo, N.° 8488 de 22 de noviembre de 2005, establece que, durante la vigencia de una declaratoria de Estado de Emergencia, todas las instituciones públicas están en el deber de coordinar sus actividades para la atención del desastre o la calamidad pública. Además, en virtud del mismo artículo 33 de la Ley N.° 8488, durante un Estado de Emergencia, la administración pública, en general, y los colegios profesionales en particular, y precisamente en orden a garantizar su continuidad, debe también adaptar su actividad a las medidas que el Poder Ejecutivo decrete en atención a la calamidad o conmoción pública.

 

Valga indicar que la Ley N.° 9866 habilita a los colegios profesionales, y demás entes enumerados en el artículo 1 de la Ley N.° 9866, a llevar a cabo “esfuerzos razonables” para celebrar las Asambleas Generales a pesar de las condiciones impuestas por la Declaratoria de Emergencia de la Epidemia del COVID 19. Doctrina de los artículos 2 y 3 de la Ley N.° 9866.

 

Ergo, es claro que a pesar de que, por una declaratoria de Emergencia, los colegios profesionales se vean forzados, por causa de fuerza mayor, a suspender o aplazar la celebración presencial de sus Asambleas Generales, esto no impide que, en aras de proteger el principio de continuidad, aquellas corporaciones acudan a la posibilidad de celebrar aquellas Asambleas Generales de forma virtual.

 

En este sentido, se impone denotar que la relevancia y trascendencia de la Asamblea General tiene para el funcionamiento del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica, pues de acuerdo con el artículo 13 de la Ley N.° 15, corresponde a la Asamblea General Ordinaria aprobar o improbar el informe de rendición de cuentas de la Junta Directiva, elegir a la Junta cuando corresponda, aprobar el presupuesto. Luego, el artículo 14 establece que corresponde a la Asamblea General Extraordinaria dictar los reglamentos de organización y funcionamiento, conocer y resolver las quejas contra la Junta Directiva, conocer en apelación de las resoluciones de la Directiva o de los acuerdos del Presidente, y nombrar los funcionarios y delegados que las leyes y reglamentos dejen a su cargo designar.

 

Así, se comprende que la obligación constitucional de garantizar la continuidad de la actividad administrativa del Colegio de Farmacéuticos, y la relevancia que sus Asambleas Generales, tanto Ordinaria como Extraordinaria, tienen para garantizar aquella continuidad, justificarían que, debido a circunstancias excepcionales y extraordinarias, verbigracia las derivadas de una declaratoria de emergencia por epidemia, el Colegio de Farmacéuticos pueda celebrar sus Asambleas de forma virtual.

 

Ahora bien, es claro que el hecho de que las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos, tanto ordinarias como extraordinarias, eventualmente se realicen de forma virtual, no libera al Colegio de cumplir con las formalidades necesarias para la respectiva convocatoria, y que están reguladas en el artículo 15 de su Ley fundacional.  En consecuencia, para convocar a una Asamblea General debe publicarse el acto de convocatoria, aprobado por la Junta Directiva, en el Diario Oficial "La Gaceta", durante dos días consecutivos, debiendo mediar tres días hábiles, por lo menos, entre la primera publicación y el día señalado, e insertar en el aviso el objeto de la convocatoria. Por tratarse de Asambleas Generales Virtuales, para garantizar el derecho de los colegiados de integrar y participar en las Asambleas Generales previsto en el artículo 11 de la Ley N.° 15, el acto de convocatoria debe indicar las razones que habrían justificado adoptar tal medida e indicar expresamente que se trata de Asambleas Virtuales. Además, el acto de convocatoria debe indicar la forma en que los agremiados podrán acceder y acreditarse para participar la respectiva Asamblea General Virtual.

 

En otro orden de cosas, debe acotarse aunque se reconoce que la utilización de tecnología podría suplir las sesiones presenciales de las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos, lo cierto es que no todo mecanismo tecnológico permite el contraste de las diversas opiniones durante la fase de deliberación del órgano; y, por tal motivo, resulta indispensable la utilización de técnicas que permitan la transmisión simultánea de audio, video y datos. Entonces, el medio utilizado, además de garantizar la publicidad, debe necesariamente respetar los principios de simultaneidad, colegialidad y deliberación. (Al respecto, ver el dictamen C-131-2020 de 7 de abril de 2020)

 

Dicho en otras palabras, aun en las sesiones virtuales, y particularmente con la finalidad de que los acuerdos y actas que se levanten recogiendo las deliberaciones de las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos sean válidas, debe garantizarse que el órgano colegiado funcione como colegio, con respeto al principio de simultaneidad. Y funcionar como colegio implica la deliberación de los distintos asuntos sobre los cuales debe formarse una voluntad colegiada. Deliberar implica un debate que debe realizarse oralmente.

 

Así pues, el recurso o medio tecnológico que se elija utilizar para las sesiones virtuales debe garantizar la simultaneidad, colegialidad y deliberación, de tal forma que durante la respectiva sesión virtual, los integrantes de la Asamblea General puedan discutir, utilizando los cauces y recursos legales previstos, de forma real los asuntos del correspondiente orden del día y de modo que se pueda constatar la participación continua y sin interrupciones de los integrantes de la Asamblea.

 

Además, cabe señalar que debe existir una plena compatibilidad entre los sistemas empleados entre los participantes de la respectiva sesión, sea por los emisores y receptores, garantice la autenticidad e integridad de la voluntad y la conservación de lo actuado.

 

Asimismo, se insiste en que, de acuerdo con el numeral 56 de la Ley General de la Administración Pública las actas deben expresar las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, por lo cual se entiende que, si la sesión se ha celebrado en forma virtual, tendrá que indicarse cuál de los miembros del colegio ha estado “presente” en forma virtual.

 

Finalmente, conviene reiterar lo explicado en el dictamen C-47-2019 de 21 de febrero de 2019 en el sentido de que el Colegio de Farmacéuticos se encuentra habilitado para reglamentar el voto electrónico para elegir a las autoridades del Colegio, siempre que se respeten las formalidades impuestas por la Ley para dichos actos, específicamente las disposiciones legales que establecen que aquella elección es acto que corresponde a la Asamblea General del Colegio, sea ésta presencial, o como este dictamen se ha explicado, virtual, por lo cual ésta debe estar debidamente integrada. Se transcribe lo dicho en el dictamen C-47-2019:

 

“Por lo tanto, para introducir el voto electrónico o cualquier otro tipo de voto distinto al dispuesto por el Código Electoral para la elección de la Junta Directiva, es necesario que, de conformidad con el artículo 14 de la Ley Orgánica del Colegio, la asamblea general modifique esa normativa interna, regulando de manera expresa la modalidad seleccionada.

Ahora bien, debe tenerse en cuenta que, dado que de conformidad con el artículo 6° de la Ley General de la Administración Pública, los reglamentos internos se encuentran sujetos a las disposiciones de mayor rango, cualquier modificación al Código Electoral debe garantizar que se cumplan los requisitos exigidos por la Ley Orgánica del Colegio para elegir a los miembros de la Junta Directiva, y que, de ningún modo, se establezca un procedimiento que sea contrario a las formalidades que el legislador previó para esos efectos y que fueron comentadas anteriormente.”

 

B.             EN ORDEN A LA PRORROGATIO TRANSITORIA AUTORIZADA POR LA LEY N.° 9866

 

De seguido, importa advertir recientemente el Legislador aprobó y promulgó la Ley N.° 9866 de 18 de junio de 2020. En dicha Ley N.° 9866 se ha dispuesto que en el caso de que, debido a la denominada Emergencia COVID-19, no se haya podido o no se pueda renovar las juntas directivas de los organismos e instituciones enumeradas en su artículo 1- entre las cuales se cuenta a los colegios profesionales-; se tengan por prorrogados, en consecuencia, hasta por un año adicional, los nombramientos que hayan vencido a partir del 1 de marzo de 2020 y venzan antes del 31 de diciembre de 2020, inclusive. Se transcribe, en lo que interesa, la Ley N.° 9866:

 

“ARTÍCULO 1- Se tienen por prorrogados, hasta por un año adicional, los nombramientos que hayan vencido a partir del 1 de marzo de 2020 y venzan antes del 31 de diciembre de 2020, inclusive, o que deban realizar sus procesos de renovación de estructuras durante ese periodo, de los siguientes órganos y organizaciones sociales:

k) Las juntas de gobierno o juntas directivas, así como las fiscalías y cualquier otro órgano de los colegios profesionales, de conformidad con las respectivas leyes por las que se rigen.(…)

 

Luego, debe indicarse que la Ley N.° 9866, sin embargo, tiene un carácter transitorio y subsidiario pues dicha Ley, tal como lo dispone su artículo 3, es aplicable sólo en el caso de que las organizaciones incluidas en su artículo 1, entre ellas los colegios profesionales, no hayan podido o no puedan realizar la asamblea general necesaria para elegir o renovar sus juntas directivas. Esto como consecuencia directa a la declaratoria de emergencia por la epidemia del COVID-19. Se transcribe el artículo 3 en comentario:

 

“ARTÍCULO 3- Se aplica esta ley únicamente a las organizaciones que, como consecuencia directa de la declaratoria de emergencia por COVID-19 y las medidas sanitarias dictadas por el Ministerio de Salud, no hayan podido o no puedan realizar la asamblea que permitiera el nombramiento de dichos puestos y dichas aprobaciones, a pesar de haber efectuado esfuerzos razonables para su realización.”

    

La misma Ley N.° 9866 ha previsto que en el supuesto de que las organizaciones del artículo 1, incluidos los colegios profesionales, no puedan realizar sus Asambleas Generales, las Juntas Directivas quedarían autorizadas, por una única vez, para aprobar presupuestos y estados financieros, entre otras cosas. Se transcribe el artículo 2 de la Ley N.° 9866:

 

“ARTÍCULO 2- Para las organizaciones citadas en el artículo 1 de la presente ley, que sus asambleas propuestas debían aprobar presupuestos, estados financieros, distribución de dividendos y distribución de excedentes, se autoriza, por una única vez, para que sus juntas directivas y consejos de administración puedan aprobarlos, siempre y cuando no se haya podido realizar la asamblea correspondiente como consecuencia directa de la emergencia del COVID-19, después de llevar a cabo esfuerzos razonables para ello y que su no realización no sea atribuible a los órganos encargados de convocarlas y realizarlas.”

 

Ergo, es claro que en el caso de que el Colegio de Farmacéuticos no pueda celebrar su Asamblea General de forma ordinaria en el año 2020, la cual debe celebrarse el segundo domingo de cada diciembre por disposición del artículo 14 de la Ley N.° 15 de 1941-, se tendrían por prorrogados los nombramientos que debían realizarse en dicha Asamblea hasta por un año adicional. Asimismo, quedaría la Junta Directiva autorizada, por una única vez, para aprobar presupuestos y estados financieros. No obstante, dicha Junta no podría, por no haberlo autorizado así la Ley N.° 9866, ni aprobar nuevas dietas ni tampoco aprobar o improbar el informe anual de la misma Junta Directiva.

         

C.            CONCLUSION.

 

Con fundamento en lo expuesto, se concluye que  la obligación constitucional de garantizar la continuidad de la actividad administrativa del Colegio de Farmacéuticos, y la relevancia que sus Asambleas Generales, tanto Ordinaria como Extraordinaria, tienen para garantizar aquella continuidad, justificarían que, debido a circunstancias excepcionales y extraordinarias, verbigracia las derivadas de una declaratoria de emergencia por epidemia, el Colegio de Farmacéuticos pueda celebrar sus Asambleas de forma virtual. Fuera de aquellos supuestos, el Colegio de Farmacéuticos no se encuentra habilitado por la Ley para celebrar sus Asambleas Generales de forma virtual.

           

Se reitera además el dictamen C-47-2019 de 21 de febrero de 2019 en el sentido de que el Colegio de Farmacéuticos se encuentra habilitado para reglamentar el voto electrónico para elegir a las autoridades del Colegio, siempre que se respeten las formalidades impuestas por la Ley para dichos actos, específicamente las disposiciones legales que establecen que aquella elección es acto que corresponde a la Asamblea General del Colegio, sea ésta presencial, o como este dictamen se ha explicado, virtual,  por lo cual ésta debe estar debidamente integrada.

 

Asimismo, se concluye que el hecho de que las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos, tanto ordinarias como extraordinarias, eventualmente se realicen de forma virtual, no libera al Colegio de cumplir con las formalidades necesarias para la respectiva convocatoria, y que están reguladas en el artículo 15 de 29 de octubre de 1941.

 

Finalmente, se concluye que, conforme la Ley N.° 9866 de 18 de junio de 2020, en el caso de que el Colegio de Farmacéuticos no pueda celebrar su Asamblea General de forma ordinaria en el año 2020, la cual debe celebrarse el segundo domingo de cada diciembre por disposición del artículo 14 de la Ley N.° 15 de 1941-, se tendrían por prorrogados los nombramientos que debían realizarse en dicha Asamblea hasta por un año adicional. Asimismo, quedaría la Junta Directiva autorizada, por una única vez, para aprobar presupuestos y estados financieros. No obstante, dicha Junta no podría, por no haberlo autorizado así la Ley N.° 9866, ni aprobar nuevas dietas ni tampoco aprobar o improbar el informe anual de la misma Junta Directiva

 

Atento se suscribe;

 

Jorge Andrés Oviedo Álvarez                                

Procurador Adjunto                

JAOA/hsc

 

 

C-264-2020

 

LA POSIBILIDAD EXCEPCIONAL DE REALIZAR ASAMBLEAS VIRTUALES.  EN ORDEN A LA PRORROGATIO TRANSITORIA AUTORIZADA POR LA LEY N.° 9866. CONTINUIDAD Y REGULARIDAD DEL ORGANO. EFECTOS ART. 33 Y 34 LEY N° 8488.  CUMPLIMIENTO FORMALIDADES COVNOCATORIA. DECLARATORIA DE EMERGENCIA NACIONAL POR EMERGENCIA SANITARIA DECRETO N° 42227 (COVID-19). FUNCIONAMIENTO EXCEPCIONAL ORGANO COLEGIADO. PRINCIPIOS DE LOS ORGANOS COLEGIADOS.

 

Mediante memorial JD-088-06-2020 de 16 de junio de 2020 la Presidencia del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica nos consulta: 

 

·       ¿Puede la Junta Directiva de Farmacéuticos de Costa Rica, en virtud de la inminente posibilidad de que las medidas sanitarias decretadas por el Poder Ejecutivo en virtud de la pandemia por Covid 19, no se levanten de acá al segundo domingo de diciembre (del año 2020), fecha en que corresponde la celebración de la Asamblea General Ordinaria, por así disponerlo el numeral 13 de la Ley n.° 15 del 29 de octubre de 1941, Ley Orgánica del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica, convocar a esta para su celebración de forma virtual así como las votaciones para realizarse de forma electrónica?

 

·       Considerando que de acuerdo con ese numeral 13 inciso 2), es en el marco de esa Asamblea General Ordinaria que corresponde: elegir, por mayoría de votos de los miembros presentes, la Junta de Gobierno en la forma dispuesta por la ley; ¿tal votación se puede dar de forma electrónica?

 

·       ¿Puede la Junta Directiva de Farmacéuticos de Costa Rica convocar, en caso de ser necesario, una asamblea general extraordinaria, la que igualmente pueda realizarse por medios virtuales?

 

·       Fuera del contexto de la pandemia, podría darse una modalidad de Asamblea General Ordinaria en que coexista un escenario presencial y otro virtual, ¿es decir que la asamblea sea presencial y esté habilitada a la vez una plataforma electrónica que permita a quien no desee desplazarse hasta las instalaciones del Colegio concurrir con su voto y su participación en el resto de la asamblea de manera virtual?

 

·       ¿Al estarse en un estado de emergencia sanitaria, pueden omitirse algunos de los requerimientos dispuestos por el Código Electoral del Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica, en cuanto a las propias votaciones electrónicas?

 

·       ¿En caso de imposibilidad por alguna razón para realizar la Asamblea General Ordinaria y con ello las votaciones electrónicas, pueden los actuales miembros de la Junta Directiva mantenerse en sus cargos, qué pasaría con los otros extremos que deban conocerse en esa asamblea, siendo estos: aprobar o improbar las cuentas correspondientes al período transcurrido entre la fecha en que haya tomado posesión la Directiva saliente y el último de diciembre; votar el presupuesto de gastos para el año siguiente y f/ar los sueldos o dietas de los miembros de la Junta Directiva; y conocer del informe de las labores de la Junta saliente?

 

La Administración consultante adjunta el criterio legal por oficio DJ-14-06-2020 de 9 de junio de 2020 de la Asesoría Legal Institucional.

 

Con la aprobación del Procurador General de la República, mediante el dictamen C-264-2020, el Procurador Jorge Andrés Oviedo Álvarez concluye lo siguiente:

 

-       Con fundamento en lo expuesto, se concluye que la obligación constitucional de garantizar la continuidad de la actividad administrativa del Colegio de Farmacéuticos, y la relevancia que sus Asambleas Generales, tanto Ordinaria como Extraordinaria, tienen para garantizar aquella continuidad, justificarían que, debido a circunstancias excepcionales y extraordinarias, verbigracia las derivadas de una declaratoria de emergencia por epidemia, el Colegio de Farmacéuticos pueda celebrar sus Asambleas de forma virtual. Fuera de aquellos supuestos, el Colegio de Farmacéuticos no se encuentra habilitado por la Ley para celebrar sus Asambleas Generales de forma virtual.

 

-       Se reitera además el dictamen C-47-2019 de 21 de febrero de 2019 en el sentido de que el Colegio de Farmacéuticos se encuentra habilitado para reglamentar el voto electrónico para elegir a las autoridades del Colegio, siempre que se respeten las formalidades impuestas por la Ley para dichos actos, específicamente las disposiciones legales que establecen que aquella elección es acto que corresponde a la Asamblea General del Colegio, sea ésta presencial, o como este dictamen se ha explicado, virtual, por lo cual ésta debe estar debidamente integrada.

 

-       Asimismo, se concluye que el hecho de que las Asambleas Generales del Colegio de Farmacéuticos, tanto ordinarias como extraordinarias, eventualmente se realicen de forma virtual, no libera al Colegio de cumplir con las formalidades necesarias para la respectiva convocatoria, y que están reguladas en el artículo 15 de 29 de octubre de 1941.

 

-       Finalmente, se concluye que, conforme la Ley N.° 9866 de 18 de junio de 2020, en el caso de que el Colegio de Farmacéuticos no pueda celebrar su Asamblea General de forma ordinaria en el año 2020, la cual debe celebrarse el segundo domingo de cada diciembre por disposición del artículo 14 de la Ley N.° 15 de 1941-, se tendrían por prorrogados los nombramientos que debían realizarse en dicha Asamblea hasta por un año adicional. Asimismo, quedaría la Junta Directiva autorizada, por una única vez, para aprobar presupuestos y estados financieros. No obstante, dicha Junta no podría, por no haberlo autorizado así la Ley N.° 9866, ni aprobar nuevas dietas ni tampoco aprobar o improbar el informe anual de la misma Junta Directiva