Dictamen : 039 - del 04/02/2020

04 de febrero de 2020

C-039-2020

Señor

Daniel Arce Astorga

Auditor Interno

Municipalidad de Goicoechea

Estimado señor:

Con la aprobación del Procurador General de la República, doy respuesta a su oficio no. Oficio-MG-AI-192-2018 (que me fue reasignado el 21 de enero de 2020) en el cual requiere nuestro criterio sobre las siguientes interrogantes:

“1- ¿Existiendo una estructura desarrollada para el Orden del día, procede que el Presidente Municipal según su criterio pueda variarla?

2- ¿Puede el Presidente Municipal en el apartado de correspondencia incluir lo correspondiente de asuntos de Auditoria, tratándose de informes, oficios, advertencias, etc.?"

            I. Sobre las consultas planteadas por los auditores internos.

Si bien es cierto el artículo 4° de nuestra Ley Orgánica (no. 6815 de 27 de setiembre de 1982) permite que los auditores internos puedan realizar la consulta directamente, esa facultad no es irrestricta. Pues, conforme a lo dispuesto en la ley, nuestra jurisprudencia administrativa ha señalado las condiciones bajo las cuales debe ejercerse.

En ese sentido, hemos indicado que la materia consultable por parte de los auditores se circunscribe a aquella que pertenezca, de modo directo, a su competencia funcional, es decir, que la facultad de consultar está referida a la competencia del auditor y al ámbito de las competencias del organismo que controla y del cual forma parte.

Ello implica que los auditores no se encuentran autorizados para consultar sobre materias que no se refieran o no estén contenidas en la esfera de su competencia institucional o dentro de la competencia de los órganos administrativos de los cuales forman parte. Por esa razón, hemos estimado que las consultas realizadas por la auditoría interna, deben estar ligadas al contenido mismo del plan de trabajo que se esté aplicando ese año en la respectiva Administración, ya que es esto lo que nos permite determinar los alcances del ámbito de competencia de esa auditoría. De ahí que, resulta necesario que se acredite esa relación o ligamen. (Dictámenes nos. C-042-2008 de 11 de febrero de 2008, C-153-2009 de 1° de junio de 2009, C-314-2017 de 15 de diciembre de 2017, C-043-2019 de 20 de febrero de 2019 y C-133-2019 de 14 de mayo de 2019).

Dado que la facultad de consultar que tienen los auditores se encuentra limitada al ámbito de sus competencias y, por tanto, a la ejecución del plan de trabajo correspondiente, es lógico entender que esa facultad debe ejercerse con respecto a una duda jurídica puntual y específica, y no ser utilizada para requerir nuestro criterio sobre una gran cantidad de cuestionamientos, en relación con materias distintas. La amplitud y diversidad de cuestionamientos en una consulta planteada por un auditor, podría poner en tela de duda la relación de la consulta formulada, con el ejercicio de sus competencias y con el plan de trabajo correspondiente.

A su vez, se reitera lo dispuesto en el dictamen No. C-48-2018 de 9 de marzo de 2018 en cuanto a que los dictámenes que la Procuraduría General emita por consulta directa de los auditores internos, producen el efecto jurídico de vincular a éstos en el cumplimiento de sus funciones de control y validación, pero, de ninguna forma, puede entenderse que vinculen al jerarca del cual dependa orgánicamente la respectiva auditoría. Dicho de otro modo, la facultad de los auditores no tiene por finalidad, vincular al jerarca de la administración activa del cual dependen orgánicamente, y, por esa misma razón, los auditores carecen de la potestad para realizar la gestión de reconsideración del dictamen que se les emita.

Además, puesto que la facultad de consultar que tienen los auditores se constriñe al ámbito de sus competencias, debe advertirse que ésta no debe ser utilizada por la administración activa para evadir el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad de las consultas, canalizando sus solicitudes de criterio a través de la auditoría interna.

Por otra parte, las consultas que planteen los auditores internos en el ejercicio de sus competencias deben cumplir los requisitos de admisibilidad que señala nuestra Ley Orgánica, salvo, claro está, la necesidad de aportar un criterio legal sobre el tema consultado y que la consulta provenga del jerarca de la institución.

            Con base en lo anterior y con el fin de determinar que los cuestionamientos planteados tengan relación directa con el ejercicio de las competencias de la auditoría interna, se advierte que para futuras consultas debe precisarse cuál es el ligamen de lo consultado con el plan de trabajo que se encuentra en ejecución en la Municipalidad, ya que de ello depende la admisibilidad de la gestión.

            II. Sobre lo consultado.

El artículo 49 inciso e) de la Ley General de la Administración Pública (no. 6227 de 2 de mayo de 1978) dispone que en los órganos colegiados corresponde al Presidente confeccionar el orden del día.

Por su parte, el artículo 34 del Código Municipal (Ley no. 7794 de 30 de abril de 1998), establece que al Presidente del Concejo le corresponde presidir las sesiones, suspenderlas y cerrarlas, y, además, preparar el orden del día de las sesiones.

Ese mismo Código, establece en el artículo 39, lo siguiente:

“Artículo 39. - Las sesiones del Concejo se desarrollarán conforme al orden del día previamente elaborado, el cual podrá modificarse o alterarse mediante acuerdo aprobado por dos terceras partes de los miembros presentes.”

            Además, en cuanto a las sesiones extraordinarias, el artículo 36, establece:

“Artículo 36. - El Concejo podrá celebrar las sesiones extraordinarias que se requieren y a ellas deberán ser convocados todos sus miembros.

Deberá convocarse por lo menos con veinticuatro horas de anticipación y el objeto de la sesión se señalará mediante acuerdo municipal o según el inciso k) [léase correctamente inciso m)] del artículo 17.

En las sesiones extraordinarias solo podrán conocerse los asuntos incluidos en la convocatoria, además los que, por unanimidad, acuerden conocer los miembros del Concejo.”

            De las disposiciones anteriores, queda claro que el orden del día que corresponde elaborar al Presidente del Concejo, es el correspondiente a las sesiones ordinarias. Pero, además de esas normas, el Código Municipal no establece requisitos o formalidades a las cuales debe sujetarse el Presidente del Concejo al elaborarlo,  por lo que, en el ejercicio de esa tarea, el Presidente posee cierto margen de discrecionalidad para establecer el orden de los asuntos a tratar. (Al respecto, véase nuestro dictamen no. C-194-2015 de 27 de julio de 2015).

            Ahora bien, en vista de que el artículo 50 del Código Municipal indica que la regulación de las sesiones del Concejo y sus acuerdos puede establecerse por medio de un reglamento interno, las disposiciones que en ese sentido se emitan, podrían limitar el ejercicio de esa facultad.

            Tal es el caso del Reglamento Interior de Orden, Dirección y Debates del Concejo Municipal del Cantón de Goicoechea (Reglamento Municipal no. 7 de 14 de febrero de 2011) que establece una estructura determinada para el desarrollo de las sesiones:

“Artículo 15.-Las sesiones del Concejo se desarrollarán conforme a la siguiente estructura:

a) Lectura y aprobación del acta anterior.

b) Audiencias.

c) Asuntos de trámite urgente.

d) Dictámenes de comisiones e informes de Auditoría.

e) Correspondencia.

f)  Mociones de los regidores.

g) Control político.

El orden del día junto con el PM, mociones y dictámenes, debe ser remitido electrónicamente a las Regidurías Propietarias y Suplentes a más tardar siete horas antes del inicio de la sesión de que se trate; lo concerniente a los documentos que corresponden al PM se solicitará y retirará el día hábil siguiente a la sesión.” (Se añade la negrita).

            En atención del principio de legalidad, el presidente del Concejo Municipal de Goicoechea debe respetar la estructura fijada en la anterior disposición reglamentaria al momento de elaborar el orden del día. Por tanto, no se encuentra facultado para modificarla ni para incluir los informes de auditoría en el apartado de correspondencia, salvo que se trate de documentos provenientes de la auditoría que sí califiquen en ese apartado, por tratarse de una mera comunicación administrativa que no sea producto del ejercicio de las labores de control y fiscalización que establece la Ley General de Control Interno (no. 8292 de 31 de julio de 2002).

            En todo caso, aunque no exista una regulación interna de ese tipo, debe advertirse que una vez elaborado y comunicado el orden del día de las sesiones ordinarias, el Presidente no se encuentra facultado para modificarlo, pues, por disposición expresa del artículo 39, éste solo “podrá modificarse o alterarse mediante acuerdo aprobado por dos terceras partes de los miembros presentes.”

            De Usted, atentamente,

Elizabeth León Rodríguez                       

Procuradora                                           

C-039-2020.

ORDEN DEL DÍA DE LAS SESIONES DE CONCEJOS MUNICIPALES. ÓRGANOS COLEGIADOS.

El señor Daniel Arce Astorga, Auditor Interno, Municipalidad de Goicoechea, requiere nuestro criterio sobre las siguientes interrogantes:

“1- ¿Existiendo una estructura desarrollada para el Orden del día, procede que el Presidente Municipal según su criterio pueda variarla?

2- ¿Puede el Presidente Municipal en el apartado de correspondencia incluir lo correspondiente de asuntos de Auditoria, tratándose de informes, oficios, advertencias, etc.?”

Esta Procuraduría, en dictamen no. C-039-2020 de 4 de febrero de 2020, suscrito por la Procuradora Elizabeth León Rodríguez, concluye que:

Para futuras consultas se advierte precisar cuál es el ligamen de lo consultado con el plan de trabajo que se encuentra en ejecución en la Municipalidad, ya que de ello depende la admisibilidad de la gestión. Por su parte, en atención del principio de legalidad, el presidente del Concejo Municipal de Goicoechea debe respetar la estructura fijada en la disposición reglamentaria al momento de elaborar el orden del día, pues no se encuentra facultado para modificarla ni para incluir los informes de auditoría en el apartado de correspondencia, salvo que se trate de documentos provenientes de la auditoría que sí califiquen en ese apartado, por tratarse de una mera comunicación administrativa que no sea producto del ejercicio de las labores de control y fiscalización que establece la Ley General de Control Interno (no. 8292 de 31 de julio de 2002). En todo caso, aunque no exista una regulación interna de ese tipo, debe advertirse que una vez elaborado y comunicado el orden del día de las sesiones ordinarias, el Presidente no se encuentra facultado para modificarlo, pues, por disposición expresa del artículo 39 del Código Municipal, éste solo “podrá modificarse o alterarse mediante acuerdo aprobado por dos terceras partes de los miembros presentes.”